Постоји неколико разлога због којих запослени можда треба доказ да ради за вас. Обично, то је зато што неко - станодавац, на пример - жели потврду да ваш запослени има посао и сталан приход. Страним запосленима ће можда бити потребно потврдно писмо да би добили визу. Писање писма није компликовано, све док не пазите да не дате никакве поверљиве информације.
Обрасци и обрасци
Проверите да ли ваше одељење за људске ресурсе има стандардизовани образац за писма за верификацију. То је уобичајена пракса, посебно у већим фирмама. Шаблон убрзава писца да заврши, а ХР не мора да брине о писму које каже да нешто није у реду. Ако писмо треба да квалификује запосленог за неку врсту владиних давања, укључена агенција може имати стандардизовани образац. На запосленом је да донесе образац, након чега га попуните.
Кееп Ит Формал
Писмо за верификацију није пријатељско и није креативно писање. То је чисти посао, па га пошаљите на меморандуму ваше компаније, написан у стандардном пословном формату. Потпишите га као било које друго пословно писмо. Предмет - "Верификација запошљавања за Јане Дое" - омогућава примаоцу да зна тему. У тексту се каже да прималац каже да Јане Дое заиста ради за вас и која је њена плата, ако је потребно. Када пишете имиграцији, можда ћете морати да укључите и детаље о томе колико је дуго радила за вас и које су њене дужности.
Пратите правила
Проверите са својим одељењем за људске ресурсе не само о доступним шаблонима, већ ио процедурама које захтевају да их пратите. Може бити правило компаније, на пример, да пре него што пошаљете некоме податке о запосленима, запослени мора да га писмено овласти. Ограничите писмо на чињенице које сте тражили: Ако писмо не тражи информације о плати, немојте их дати. Избегавајте коментаре о личности или перформансама запосленог који се могу вратити да вас угризе.
Ствари које треба гледати
Верификациона писма звуче рутински, али важне одлуке - да ли ваш запосленик добија стан или полису осигурања? - може зависити од њих. Немојте само избацивати одговоре: Сазнајте чињенице о датумима запослења или плаћи из евиденције ваше компаније прије него што их ставите на папир. (Прочитајте писмо пре него што га пошаљете, или имате ХР да то учини. Мистипинг $ 50,000 када ваш запосленик плаћа је $ 60,000 могао утјецати да ли она добива стан.
