Сваки пројекат или организација која користи финансијске или друге ресурсе за рад користи процјену трошкова. Уопштено говорећи, процјена трошкова је процес одређивања начина кориштења ресурса. Може бити на било којој разини, од фокусираног као један пројект или јединица организације, до широких, компаративних студија расподјеле ресурса у цијелој мрежи организација. Генерално, процјена трошкова је само један дио шире анализе трошкова и користи, с циљем да се утврди да ли се ресурси ефикасно користе.
Идентификација трошкова
Један од корака у праћењу коришћења ресурса у пројекту или организацији је идентификовање трошкова повезаних са било којом активношћу која се процењује. На пример, процена трошкова власника продавнице укључује трошкове као што су плате запослених, одржавање зграда и безбедност, куповина производа и тако даље. Овај дио процјене трошкова треба узети у обзир и врсту трошкова. Пример фиксног трошка, који се не мења са нивоима активности, био би најам и грејање простора у продавници. Варијабилни трошак, с друге стране, може бити трошак производа који се нуде у различито доба године.
Коришћење ресурса по јединици
Други аспект евалуације трошкова односи се на одређивање како су ресурси распоређени по појединим јединицама. У сврху процјене, “јединица” је свако произвољно мјерење активности унутар пројекта или организације. У здравственој заштити, на примјер, једна јединица може бити савјетодавна посјета. У пројекту дигитализације у Националној библиотеци Шпаније, могуће јединице могу бити израда појединачних ЦД-а или других дигиталних копија.
Вредност јединица
Израчунавање трошкова јединица у анализи буџета значи додељивање нумеричке вриједности појединачним аспектима пројекта или подјеле организације. Ако власник продавнице продаје кафу и потребно је 1.000 долара дневно за плаћање мљевења, шећера, врхња, чаша, одржавање апарата за еспрессо, плаће запосленика и све друге трошкове који су потребни за куповину каве, онда вриједност Једна јединица (тј. време и новац који је потребан да се направи једна шољица кафе) би била 1.000 долара потрошених на дан за кафу, подељено са укупним бројем продатих чаша у једном дану.
Врсте анализе
Процена трошкова може бити за појединачне пројекте или подјеле организације, анализу трошкова у цијелој компанији или компаративне студије више организација. Ова последња врста анализе може бити корисна за одељења или пројекте који се финансирају из пореских долара, као начин да се покаже утицај тих трошкова на друштво. Израчунавање јединичних вриједности је важно зато што се може успоредити с приходима од појединих јединица како би се видјело да ли је одређени пројект или подјела подузећа профитабилна или учинковита. То је познато као анализа трошкова и користи.
