Рачуновође свакодневно раде различите податке, од финансијских података до количина залиха до радних сати. Да би се подаци користили, рачуноводствено особље треба локацију за складиштење података. Локација на којој компанија чува своје рачуноводствене податке назива се рачуноводствени информацијски систем. Већина компанија укључује компјутерску технологију за чување тих записа и омогућава корисницима приступ тим записима.
Рачуноводствени подаци
Рачуноводствени подаци се састоје од финансијских и нефинансијских података. Финансијски подаци пружају детаље за информације које се извјештавају о рачуноводственим извјештајима, финансијским извјештајима и владиним захтјевима. Поред извештаја, рачуновође одржавају резервну документацију која се може користити за проверу пријављених бројева. Нефинансијски подаци се састоје од продајних количина, обима производње, радних сати и описа имовине. Нефинансијски подаци подржавају пријављене финансијске бројеве. Продајне количине дају детаље за укупну продају. Обим производње садржи детаље о количинама залиха. Подаци о радним сатима дају детаље о платном списку. Описи имовине приказују детаље о имовини и опреми која је пријављена.
Информациони систем
Информациони систем обезбеђује складиште за прикупљање свих података потребних у компанији. Информационим системима је потребна јака организација како би се корисницима омогућио приступ информацијама које су им потребне, без пружања приступа повјерљивим информацијама изван њихових потреба. Многе компаније купују софтверске програме за управљање потребама својих информационих система. Друге компаније запошљавају компјутерске програмере за изградњу информационог система који задовољава њихове специфичне потребе.
Рачуноводствени информациони систем
Рачуноводствени информациони систем је информациони систем изграђен да задовољи специфичне потребе рачуноводственог одељења. Одељење за рачуноводство управља различитим поверљивим информацијама. Стопа рада по сату и годишње плате, заједно са подацима о приватном особљу, захтевају ограничен приступ унутар одељења. Продајне цене купаца морају остати поверљиве, посебно када различити купци плаћају различите тарифе за сличне производе. Знање о трошковима производње мора да остане интерно, јер конкуренти покушавају да подцењују компанију. Уз сваки од ових примјера, само одабраним запосленицима је потребан приступ информацијама. Рачуноводствени информациони систем мора да обезбеди механизам за изабране запослене да дођу до одређених информација са којима морају да раде, али не и информација изван њиховог делокруга одговорности.
Користи
Поред одржавања поверљивости, рачуноводствени информациони системи пружају корисницима извештаје креиране за њихове специфичне потребе. Рачуноводствени информациони системи такође дозвољавају корисницима да преузму информације у табеле. У табели, корисник може да изабере одређене информације како би задовољио њихове потребе.
