Многе компаније, и велике и мале, користе кредитне картице које издаје компанија као начин да запослени заврше мале куповине или плате друге пословне трошкове. Да би се смањила могућност злоупотребе, добро дефинисане политике за коришћење картица треба да буду саопштене запосленима и њиховим супервизорима. Ове политике треба да се баве питањима као што су одговарајућа употреба, безбедност, ограничења и процедуре ревизије.
Одговорности власника картице
Запослени који су изабрани да примају пословне кредитне картице требају бити одговорни за сигурност картице, као и за приватност информација везаних за компанију. Ова одговорност треба да укључује чување картице на сигурном месту, заштиту личног идентификационог броја картице и преглед изјава за лажне активности. Кредитне картице компаније никада не смеју користити нико други осим власника картице. Изгубљене или украдене картице треба пријавити издаватељу картице и компанији што је прије могуће.
Лимити потрошње
Кредитне картице компаније треба да садрже ограничења потрошње у складу са очекиваним потребама запосленог. Ова ограничења треба да буду саопштена запосленом, у време издавања, и строго се поштују. Запослени треба да осигурају да употреба не прекорачи ово ограничење или да претрпи прекограничне казне или накнаде. Кредитне картице компаније се никада не смију користити за предујмове у готовини.
Извештавање о употреби
Запослени треба да буду одговорни за редовне извештаје о употреби именованом супервизору.Ови извештаји треба да садрже детаљно објашњење појединачних трошкова, оригиналних рачуна и одговарајућих рачуноводствених кодова предузећа. Ове информације треба приложити уз примјењиву мјесечну изјаву и доставити са довољно времена да се избјегну накнаде за закашњела плаћања.
Персонал Усаге
Осим ако није укључен у пакет компензације за запослене, лична употреба кредитне картице компаније не би требало да буде дозвољена. Личну употребу треба дефинисати као било које трошкове који нису директно повезани са пословањем или сродним трошковима. Лична употреба у хитним случајевима треба да захтева додатно објашњење и тренутну отплату компанији.
Преглед коришћења
Преглед коришћења кредитних картица запослених треба да се спроводи редовно. Ову ревизију треба да обави и непосредни руководилац запосленог и члан одељења за пословно рачуноводство. Супервизор запосленог треба да буде одговоран за одређивање употребе као одговарајуће и одговарајуће за радне обавезе запосленог. Одељење за рачуноводство треба да осигура да се исплате и кредити правилно обрађују и да нису прекорачена ограничења употребе.
