Е-пошта је постала стандардна метода комуникације за предузећа и оне који комуницирају са бизнисом. Међутим, понекад је потребно и традиционално професионално пословно писмо. То може бити за тражење посла, пословне приједлоге или чак правне разлоге. Исправно форматирајте писмо да бисте добили најбоље шансе за добијање резултата. Тренутни пословни стилови користе слово "блок формат" за посао, а не "увучени стил" који се користи за мање формална писма.
Направите заглавље
Заглавље садржи ваше податке, укључујући ваше име, пословно име (ако је примјењиво), адресу и друге релевантне контакт информације као што су телефонски број, факс и е-пошта. Већина компјутерских програма за обраду текста отвара "одељак" заглавља дуплим кликом на врх инча странице празне датотеке. У стилу блока, нема удубљења или центрирања информација. То је само блок информација дуж лијеве маргине. Ово заглавље се користи само на првој страници.
Ако не можете да креирате меморандум у заглављу, имате две опције. Преместите меморандум у главно тело као први блок или прво поставите датум са подацима о контакту између датума и информација примаоца.
Датум, адреса и поздрав
Датум, адреса и поздрав су прва три блока у главном делу странице. Уверите се да нисте у заглављу тако што ћете кликнути на главну страницу. Први ред је датум који је форматиран тако да се исписује месец са даном и годином која следи, на пример, 10. мај 2017.
Задржите празну линију између датума и блока адресе примаоца. Укључите "Мр.", "Мс." или "Мрс." где је то могуће. Користите пуну адресу и контакт информације, стављајући информације о улици у једну линију и град, стање у следећем. Прескочите линију за поздрав који следи двоточка, на пример "Драга госпођице Смитх:".
Форматирајте Тијело Писма
Између адресе и поздравног позива, или након поздрављања, могли сте да укључите референцу за писмо које резимира тему, као што је "РЕ: Супервизорска позиција". Наставите онда да напишете тело писма. Користите конзервативни фонт од 10 или 12 тачака као што су Тимес Нев Роман, Цамбриа или Ариал. Параграфи нису увучени, позиционирани на левој маргини и одвојени једним редом. Маргине треба да буду један инч на свим странама документа.
Прелазак на другу страницу
Укључите информације о контакту са заглављем само на прву страницу писма. Као што је већ напоменуто, прва страница је једино мјесто које треба имати заглавље са пуним именом и адресом пошиљаоца. У заглављу друге странице треба навести број странице центриран. На левој маргини можете укључити и адресара писма, а датум на десној маргини, што помаже читаоцу да идентификује документ ако се те две странице икада раздвоје.
Затварање писма
Слова се затварају блоком потписа. Затворите слово на другој страни помоћу неутралног али пријатељског блиског као што је "С поштовањем" или "Срдачан поздрав". Затварање је праћено зарезом, четири размака и вашим именом. Укључите свој наслов, ако га имате, под својим именом. Потпишите слово плавим или црним мастилом у простору изнад вашег имена.
Ако сте укључили било шта са писмом као што је резиме или приједлог, имајте на уму да постоји "прилог" два реда под вашим именом.
