Извештаји о услугама су документи које су написали представници службе за кориснике како би пратили квалитет производа или услуге. Менаџмент користи ове извештаје како би формулисао планове о томе како да промени производ или измени протоколе услуга ради бољег корисничког искуства. Ово је важно јер такве прилагодбе могу резултирати бољим задржавањем клијената и упућивањем, што пак може довести до повећања прихода за пословање. Када пишете извештај о услугама, важно је да представите информације које су јасне и вредне за развој пословања.
Напишите име клијента и контакт информације, укључујући његову адресу е-поште ако је то могуће.
Наведите ознаку, број модела, серијски број, датум куповине и вријеме позива купца или посјетите за извјешћа о услугама оријентирана на производ. Наведите назив услуге и опис услуге умјесто информација о производу, моделу и серији ако се сервисни извјештај бави само услугом.
Објасните проблем, напомињући специфичне коментаре корисника о производу или услузи. Наведите да ли се проблем понавља.
Наведите специфичне услуге или производе који су пружени или дани да бисте исправили жалбу клијента. На пример, ако се ваша компанија бави компјутерима и софтвером, можете написати "Ран диск проверава да бисте лоцирали секторе са лошим погоном" ако је клијент сумњао да његов хард диск не ради.
Наведите узрок проблема, укључујући проблеме са особљем. Наведите који дијелови су неисправни, ако је примјењиво.
Напишите параграф у који ћете укључити све примједбе или напомене које би могле помоћи у избјегавању или рјешавању сличних притужби у будућности. На пример, можда ћете приметити да је жалба прослеђена одређеном тиму, шта се чини да проблем указује у већем обиму за компанију или да ће за дугорочно решавање проблема бити неопходан одређени алат.
Обезбедите основну оцену задовољства корисника помоћу смерница које је поставила ваша компанија (нпр. 10 једнако је потпуно задовољно).
Потпишите и напишите датум.
Савети
-
Многе веб странице нуде предлошке за сервисне извјештаје који садрже одјељке за информације које су овдје наведене. Употреба таквог предлошка или креирање сопственог шаблона резултираће конзистентнијим прикупљањем података од више представника корисничких сервиса.
Чувајте што је могуће краће формулације вашег извештаја. Избегавајте коришћење језика "И". Непотпуне реченице у којима је субјект схваћен и које почињу са глаголима су прихватљиве (нпр. "Обезбеђена замена за део"), као и меткови. Извештаји клијената би требало да буду веома брзи за читање и креирање, јер представник може да припреми десетке за један дан.
Обавезно наведите име представника који је руководио позивом или посјетом, чак и ако сте то били ви.
