Политике и процедуре су захтјеви за већину организација. Многи морају да пишу ове врсте докумената јер морају да се придржавају прописа, као што је Међународна организација за стандардизацију (ИСО). ИСО је породица стандарда која се фокусира на побољшање осигурања квалитета. Један од најчешћих примера политика и процедура које организације пишу је Стандардни оперативни поступак (СОП).
Политике
Политике наводе правила која ће компанија имплементирати у цијелој организацији или одјелу. На пример, компанија има политику о лозинкама. Може се навести да запослени морају мијењати лозинке сваких 60 дана. Политика може такође навести да ће систем обавестити запослене 14 дана унапред о истеку њихових лозинки. Политике морају бити јасне, концизне и конзистентне. Политике ће такође имати скраћенице у њима. Писац би требало да их напише када се први пут користе, а затим да користе акроними у осталим политикама.
Процедуре
Процедуре имплементирају политике. Процедуре пружају детаљне информације, као што су корак-по-корак упуте о томе како извршавати задатке. Пример процедуре би био како креирати нове мрежне рачуне. Први корак може бити да менаџер мора попунити образац за свој нови посао. Образац може захтијевати од менаџера да пружи информације, као што је име и презиме новог запосленика, назив посла и одјел у којем ће нови запосленик радити. Менаџер затим образац шаље ИТ одељењу. Администратор мреже ће тада имати процедуре које мора слиједити. То може укључивати постављање е-поште и мрежног рачуна и креирање сигурносне значке. Процедуре морају бити једноставне. Важно је имати на уму да се процедуре мијењају у одређеном временском периоду. Стога их компанија треба да прегледа најмање једном годишње. Требало би одредити особу за ажурирање процедура. Као и политике, процедуре морају бити конзистентне, сажете и тачне.
СОП
СОП је стандардна оперативна процедура. Ова врста документа описује шта организација и њени одјели раде. Поред тога, он објашњава улоге и одговорности запослених. Тада ће СОП обично укључивати политике и процедуре за свако одељење. На пример, политика ће покривати правила за куповину хардвера. Затим ће процедура дати корак-по-корак упутства о томе како да купите хардвер. Иако се СОП првенствено састоји од текста, добар би требао укључивати организационе дијаграме, дијаграме, дијаграме тока и тијек рада.
