Као послодавац, морате бити упознати са државним и савезним законима који прописују врсту информација које треба водити у досијеима особља. Неке од потребних кадровских докумената укључују личне контакт информације за запосленог, радни статус, информације о платном списку и информације о учинку.
информације за запошљавање
Информације о запошљавању у досијеу за особље обично долазе у облику пријаве за запошљавање или нове папирологије за запошљавање. Досије може садржати и копију писма понуде за запошљавање упућену запосленом и потписану потврду од запосленог која потврђује да је примио копију приручника за запослене у компанији. Док досије особља за запосленика мора укључивати датум рођења у сврху давања, незаконито је прибавити ове информације да би се користило у одређивању да ли или не запослити особу.
Статус посла
Радни статус је правна документација која доказује да је запосленик способан да ради у САД. Као доказ о радном статусу, досије особља запосленог мора садржати копију картице за социјално осигурање запосленог. Ако запослени није држављанин САД-а, попуњен образац И-9 (не-амерички држављанин еквивалентан обрасцу В-4), копија пасоша запосленика и копија радне визе запосленика морају бити укључени у досијеу запослених.
Плаће
Још једна примарна компонента кадровске документације односи се на платни списак. Послодавац мора одржавати ажурирани савезни порески образац В-4. Заједно са В-4 обрасцем, кадровски досије такође може садржавати табеле за периоде плаћања у којима запослени ради. Ако запослени има новац који је легално украден из своје плате, судски налог или копија ове одредбе мора такође бити у досијеу особља.
Информације о перформансама
Оцјене рада су још један саставни дио досијеа запослених. Оне могу укључивати копије професионалних циљева запосленог и оцјене учинка које је написао надзорник или руководилац запосленика. Ако је прикладно, досије особља такође садржи укор или упозорења које запослени прима током свог времена у компанији.
Државне пореске информације
Ако држава у којој послујете има државни порез, онда сте дужни да задржите В-4 образац за порез по одбитку. Слично федералном пореском обрасцу В-4, државни образац треба да буде ажуриран и да се чува у досијеу запослених као резервни запис за исправне одбитке од плате запосленог, ау случају ревизије од стране ИРС-а или државна пореска агенција.
