Без обзира да ли се шаљу поштом или е-поштом, пословна писма увијек прате одређени формат и стил. Праћење формата брзо долази до тачке и говори вашем читаоцу о додатним повезаним документима које сте укључили, као што је резиме, потписани уговор или копије плаћених фактура. Детаљни прилози у тексту вашег писма и њихово означавање на дну вашег писма је професионалан начин да се помогне примаоцу да схвати зашто пишете и које додатне материјале сте послали.
Реци Читаоцу Зашто пишете
Добро написано пословно писмо почиње са једном реченицом у којој се објашњава зашто пишете. Реците примаоцу шта и колико докумената приложите и зашто их укључите. Требало би да почнете са фразама као што су: "Приложим свој резиме на позицију помоћног директора," или "У прилогу је копија писма које сам добио потврђујући моју недавну уплату."
Избегавајте да будете превише формални
Ваше пословно писмо не би требало да садржи много формалнију фразу „Молимо вас да приложите …“ Иако није граматички нетачна, ова врста формалног писаног језика се углавном користи у академским часописима, званичним документима и местима где је потребан већи ниво озбиљности. Као опште правило, избегавајте превише формалан језик у вашој свакодневној пословној кореспонденцији и е-порукама.
Наведите прилоге или прилоге испод вашег потписа
На дну слова након линије потписа је право место за списак прилога. Ако шаљете е-пошту, двоструки простор након потписа и затим цитате прилоге са кратком нотацијом као што је “Прилог: Резиме за Јане К. Дое.” Ако шаљете писмо путем поштанске услуге, додали бисте нотацију која укратко описује ограђена два реда испод потписа. Можете написати ријеч “енцлосуре” (Примјер: “Прилог: Мјесечни преглед тржишта”) или користити уобичајену пословну скраћеницу “енц.” (“Енц: Ресуме фор Јохн К. Дое”).
Додатни савети за пословну е-пошту
Како именовати прилоге: Форматирање је кључно за слање пословне е-поште. Назив датотеке прилога треба да буде повезан са вашом е-поштом. Наведите своје име, кратак опис теме и датум е-поште. Ако у прилогу има више од једне странице, назначите и то.
Приложите фотографије ефикасно: Ако шаљете фотографије, проверите да ли сте обрезали фотографије да бисте приказали само оно што је релевантно и у малим или средњим величинама које ће се брзо преузети на рачунару или уређају примаоца.
Побрините се да укључите све: Пре него што затворите коверту или притиснете дугме за слање, уверите се да су ваши прилози у коверти или да сте приложили своје документе на вашу е-пошту. Многи регрут и други бизниси могу одбацити писма која не укључују тражене прилоге. Такође даје утисак да је пошиљалац неопрезан.
