Компаније често креирају захтеве за предлоге (РФП) када имају пројекте које желе да заврше. РФП је захтев за уговараче да понуде на пројектима које ове компаније планирају. РФП наводи опис пројекта, квалификације, информације о времену и друге детаље о пројекту. Извођачи добијају РФП и морају одредити да ли желе да направе предлог за посао. Компанија која издаје РФП прихвата предлоге до одређеног датума и онда бира једног извођача за доделу пројекта.
Опишите своју компанију. Први корак у креирању РФП-а је да опишете своју компанију. Наведите колико је времена било у послу, производима или услугама које нуди и друге детаље који описују компанију.
Наведите опис пројекта. Детаљно опишите оно што тражите. Укључите шта је пројекат, локацију пројекта и његову сврху. Описати функције пројекта и циљеве пројекта.
Оутлине специфицатионс. Наведите прецизне спецификације у вези овог пројекта. Од виталног је значаја дати понуђачима све информације које су им потребне како би успјешно завршили детаљан и прецизан приједлог за посао.
Наведите рок. Понудите детаље о временском оквиру пројекта. Наведите када очекујете почетак пројекта и датум када треба да се заврши. Наведите крајњи рок за подношење приједлога од стране извођача радова који се одлуче за понуду.
Опишите начине на које извођачи могу одговорити. Дајте инструкторе извођачима радова који их обавештавају о томе где да пошаљу своје предлоге и прихватљиве методе. Можда желите да их примате путем поште или можете да прихватите факсове или е-поруке које садрже предлоге. Укључите име контакта и број телефона како бисте омогућили извођачима да затраже додатне информације о пројекту или одговоре на питања.
Објасните како ће бити изабран побједник пројекта. Укључите критеријуме које ћете користити за доношење одлуке о томе која компанија ће запослити. Опишите ствари од великог значаја, укључујући и значај извођача који шаљу потпуне, тачне приједлоге и шаљу их до рокова.
