Како написати меморандуме за волонтере Божићне журке

Употреба меморандума запослених за тражење волонтера за планирање канцеларијских празника је добар начин да се укључе многи радници и учине да се осећају укључено у канцеларијски тим. Ефикасна употреба волонтера запосленика може учинити догађаје као што су божићне забаве без проблема. Меморандуми такође осигуравају да порука или обавештење стигне до свих циљних прималаца. Када планирате божићне забаве и друге канцеларијске догађаје, морате се побринути да сви који су позвани да присуствују буду упознати са датумом и временом.

Ставке које су вам потребне

Списак потенцијалних волонтера запослених
Контакт информације за све потенцијалне волонтере
Датум, место и време догађаја
Листа времена и дужности волонтера

Одредите врсту божићне забаве коју ће ваша канцеларија имати. Одлучите да ли ће се догађај одржати у канцеларији или ван ње. Поставите буџет. Одредите број људи који ће бити позвани, укључујући супружнике или госте запослених. Одлучите да ли ће алкохол бити послужен и да ли ће вам пружити бесплатна пића или шанк. Водите детаљну листу параметара партије који ће водити ваше волонтере у његовом постављању.

Одредите колико ће волонтера запосленика бити потребно организовати и олакшати забаву. У већини случајева, најмање 10 волонтера ће морати покрити све функције. Изаберите волонтера који ће надгледати остале волонтере. Разговарајте о детаљима организације директно са водећим волонтером. Побрините се да сваки потенцијални волонтер има времена и способности да учествује прије додјеле улога.

Направите допис свим потенцијалним волонтерима наводећи вашу потребу за помоћ код уредске забаве. Наведите име запосленика којег сте изабрали да дјелује као волонтер. Побрините се да сви волонтери схвате да ће осим вас, бити доступна и додатна особа која ће радити кроз логистику организовања забаве. Замолите све примаоце меморандума да ступају у контакт са вама у року од недељу дана да би вас обавестили да ли могу да се добровољно јављају. Имајте списак свих који су пристали да помогну.

Пошаљите други допис људима који су се добровољно јавили. Додјељивање задатака и одговорности партије одређеним појединцима или малим групама. На пример, поставите једну групу задужену за избор менија хране; друга група задужена за циркулацију позива; трећа група задужена за декорације, услуге и поклоне. Наставите са дијељењем задатака док се не обухвате сви аспекти странке. Можда ћете морати да ангажујете додатне волонтере ако је ваша странка велика, формална или сложенија од обичног окупљања у канцеларији.

У другом допису, најавите распоред састанака страначких волонтерских одбора, једном недељно или месечно, за организовање и припрему. Закажите први састанак најмање четири до шест мјесеци прије догађаја. То ће помоћи да се не превиди никакав детаљ и сви волонтери разумију своје одговорности и временске обавезе. Закажите састанке током радног времена, на лицу места, али будите сигурни да неће негативно утицати на свакодневни рад волонтера. Замолите све волонтере да вас обавесте да ли ће присуствовати уводном састанку.

Користите меморандуме да редовно пратите све волонтере током процеса планирања. Наведите у сваком меморандуму шта се расправљало на последњем састанку и шта ће бити разматрано на следећем састанку. Замолите волонтере да комуницирају са цијелом групом ако имају идеје, сугестије, питања или забринутост како би сви били потпуно свјесни како процес планирања напредује.

Пре догађаја, пошаљите допис свима у вашој канцеларији или компанији, захваљујући волонтерима за њихов рад у припреми за забаву. Овај израз захвалности је важан за волонтере.

Савети

Користите традиционални пословни језик приликом израде белешки, чак и за забавне догађаје као што су божићне забаве. Избегавајте коришћење жаргона, псовке и упитног језика приликом састављања белешки.