Непрофитни годишњи извештај је најефикаснији када је написан и дизајниран са значајем и употребом документа на уму. Документ служи као извјештај, признање донаторима и другим навијачима, прилика за размјену информација са непрофитном заједницом и маркетиншки алат за привлачење нових присталица. Читаоци годишњег извештаја траже количину, квалитет и резултате информација о програмима, клијентима и приходима. Добро осмишљени годишњи извјештаји укључују биланцу нарације, фотографије, пописе и графичке приказе финансијских података. Добро написан годишњи извјештај говори о појединачним причама иза дијаграма и листа донатора.
Одредите садржај вашег годишњег извештаја. Било да је ваша публикација дебели, сјајни часопис или билтен са четири странице, ваши читаоци ће тражити специфичне информације у вашем годишњем извештају: страницу-једно писмо од председника одбора или главног извршног директора непрофитног сектора, извештаје о организационим достигнућима, извештаје о посебне програме или главне одјеле, финансијске извјештаје, листу чланова одбора и кључног особља, и листу донатора организованих по количини и по абецедном реду по имену.
Користите јасно, једноставно и искрено писање са неформалним и професионалним тоном. Наведите чињенице јасно и користите опуштени и лични тон да пишете о достигнућима и личним причама које описују утицај на клијенте и заједницу.
Изаберите речи у свом писму које преносе позитивност, понос и посвећеност вашој мисији. Избегавајте непотребно драматично писање, али делите информације које укључују читаоца и апелују на донаторе који осећају осећај партнерства у вашем раду. На пример, испричајте причу о једном клијенту да бисте описали достигнућа програма и повезали активности са мисијом ваше организације.
Укључите неколико бочних трака како бисте истакли важне податке из програмских извјештаја, као што је подјела клијената према доби и етничкој припадности или судионика програма за тражење посла и њихов статус на крају године. Ова сажета информација помаже читаоцима да схвате доњу линију чланака и додају људску перспективу.
Припремите визуале за ваше финансијске информације користећи податке из вашег финансијског извештаја да бисте приказали трендове, укупне износе и резимее. На пример, направите графикон који приказује проценат буџета који користи свако одељење или бар графикон који показује промене у донацијама у последње четири године. Користите текстуални оквир за пописивање укупних средстава добијених од различитих типова донатора, као што су фондација и појединац. Финансијске слике пружају читатељима незаборавне снимке.
Изаберите фотографије које ћете користити да бисте испричали приче. Можете користити фотографије куће коју је ваша организација помогла да изграде, ученике у свом програму послије школе, животиње у склоништу за спашавање, стабла засађена у школама или особље које организује шетњу.
Савети
-
Изаберите форматирање на основу дужине и садржаја Вашег годишњег извештаја. Дугачак извештај може имати користи од секција, као што су програми, постигнућа, финансијски и донатори. Можете поделити текст раздвајањем фотографија и графике кроз приказану верзију која је одвојена само насловима.
Читач годишњег извјештаја је најзаинтересиранији за писмо директора или предсједавајућег одбора, име читаоца на донаторској листи, фотографије и финансијске износе, наводи Боард Цафе на веб страници Блуе Авоцадо.
