Један од уобичајених облика комуникације у пословању и науци је писање извјештаја. Писање пословних и техничких извјештаја захтијева писање и организацијске вјештине, истраживачке способности и способност тумачења података и презентацију на начин који стручњаци могу цијенити, а лаик може разумјети. Пословни и технички извештаји имају много истих елемената, тако да је главна разлика између пословних извештаја и техничких извештаја углавном тема.
Одредите своју публику и како ће ваше пословне и техничке информације бити дистрибуиране. Без обзира да ли пишете за групу стручњака или делите своју пословну експертизу са групом студената, знајући да ће ваша публика помоћи у изради информативног, добро примљеног извештаја. Одлучите да ли је ваш извештај само писани облик комуникације или мултимедијална презентација. Ако користите технологију која користи презентацију, свакако укључите графиконе, слајдове, видео или друге начине да илуструјете неке од тачака вашег извештаја.
Спровести истраживања о врстама пословних извјештаја и техничких извјештаја. Прегледајте примере извештаја и шаблона да бисте се упознали са типом информација које се очекују у вашој пословној комуникацији.
Објасните тему и укључите подтеме које ће вам помоћи у истраживачком процесу. Припремите нацрт да бисте задржали фокус на свакој секцији и помогли да избегнете меандрирање, које може произвести неорганизовану презентацију. Типични пословни или технички извјештаји укључују сљедеће дијелове: увод; квалификације и теме; истраживачки подаци; закључци; и будућа разматрања.
Израдите први битан дио вашег пословног или техничког извјештаја. Почните са описом својих квалификација, интереса и разлога због којих је ваша информација вриједна. Објасните како ваша публика може да користи ваше информације или како би требало интерпретирати ваше податке. Не говорите својој публици како да сагледате ваше налазе или како да формирате мишљење о свом извештају. Уместо тога, ваш извештај треба да почне са контекстом ваших информација. На пример, ако пишете о трендовима на радном месту у вези са радом на даљину, објасните како компаније могу користити ваше налазе да би формулисале аранжмане за телекомуникације.
Саставите резултате истраживања и податке. Организовање вашег истраживања је изузетно важно јер ће ваша публика испитати вашу стручност ако представите непоуздане, застареле или неважеће налазе. Обезбедите да су ваши подаци посебно релевантни за вашу тему и да је реструктурирате на начин који је разумљив.Осим ако вашу публику чине само стручњаци са дубоким познавањем техничког и пословног жаргона, одржите своје истраживање једноставним. Замените жаргон са терминима који су познати лаику, и сумирајте своја истраживања на занимљив начин.
Припремите дискусију о својим налазима, укључујући ваше закључке и предложене начине за укључивање вашег извјештаја у пословне или техничке процесе. Без расцјепканости, артикулирајте своје налазе на иновативан и креативан начин. Пословни и технички извештаји понекад имају репутацију да су стабилни и конзервативни. Можете инспирирати креативну употребу вашег извјештаја тако што ћете приказати податке које публика која размишља напријед, може користити.
Саставите секције документа у логичком редоследу. Напишите кратак увод након што завршите сваки одељак - често је лакше саставити увод када имате прилику да прегледате ваш укупни нацрт. Ваш увод би требао бити концизан - сврха вашег увода је једноставно пружити публици кратак увид у вашу пословну или техничку тему извјештаја.
Дозволите себи времена да побољшате и уредите извештај. Добра идеја је да се извештај остави по страни и врати се дан или два касније, са свежим сетом очију. Ако је могуће, замолите колегу да прегледа ваш нацрт. Укључите све сугестије за које сматрате да доприносе кредибилитету и употребљивости ваших информација.
