Када треба да сумирате велику количину информација, допис или писмо је ефикасан начин да то урадите. Многи људи сматрају да је писање тешко и верују да немају речник да то ураде. Али, како каже учитељ писања Вилијам Зинсер, писање је само размишљање на папиру. Све што треба да урадите је да организујете своје мисли, пратите стил који сте изабрали и користите језик који је једноставан и јасан.
Писање извештаја у белешци
Напишите заглавље. За допис, наведите у горњем левом углу који треба да прочита белешку (на пример, За: све запослене), ко ју је написао (Од: Ваше име), ко ће је добити (ЦЦ: Име примаоца) датум (тренутни датум) и о чему се ради (предмет: тема за адресу).
Ако је то писмо, почните са датумом и поздравом, као што је "За све запослене:".
Размислите о својој публици.Ако пишете општој публици, користите језик који ће сви разумети. Нови запослени можда још не знају жаргон компаније, а запослени у једном одјелу можда не разумију терминологију другог.
Направите нацрт. Организовање мисли омогућава јасно писање. Размотрите шта ће ваша публика желети да зна и шта желите да им кажете. Нагласите кључне закључке извјештаја и шта то значи за људе који читају допис.
Почните са јаким уводним изјавама. Потврдите извештај и његове закључке. На пример, "Као резултат наше недавне студије продуктивности, направићемо неколико измена у нашим политикама коришћења интернета."
Објасните. Истакните све податке или налазе који подржавају закључак. "Консултанти су установили да су запослени у просеку провели два сата дневно у проверавању е-поште и управљању фантазијским спортским тимовима." Такође, нека читаоци знају када ће доћи до промена.
Реците људима где могу да се обрате за потпуније информације (ако је потребно). На пример, "О овоме ћемо даље расправљати на нашем седмичном састанку особља у петак" или "Потпуни извештај је доступан свим запосленима у ПДФ формату." Не потписујте белешку; Ваше име је на врху белешке. Ако пишете писмо, користите своје име, пуно име или пуно име и наслов, у зависности од околности и ваших преференција.
Поново напишите и изрежите неред. Прочитајте нацрт и уклоните непотребне ријечи. На пример, "Мишљење је корпорације да Сцрантонова канцеларија треба активно да настоји да смањи проблеме непродуктивности ограничавањем употребе ресурса компаније ван посла", може се преписати као "Корпорација нас је замолила да ограничимо личну употребу имовине компаније. ће повећати нашу продуктивност."
Провера и провјера правописа. Нека поуздан колега провери вашу граматику и тон; лоше написана реченица може се тумачити на начин на који никада нисте намеравали. Такође, покрените проверу правописа, али будите опрезни са аутоматским функцијама за замену речи. Не желите да ваш извештај каже "Индонезија" када сте мислили "Индијана".
