Како одредити буџетски састанак

Састанци буџета су важни зато што вам омогућавају да представите свом шефу или надређенима гдје ваш пројект стоји у смислу његовог буџета. На састанку можете разговарати о могућим повећањима или смањењима додијељеног буџета и предложити начине за смањење трошкова како би Ваш буџет остао на путу. Буџетски састанци вам такође дозвољавају да се изјасните да имате више средстава за свој пројекат или посао. Укупни састанци о буџету одређују како финансијско одељење или компанија раде, и постављају циљеве и ограничења за контролу новца и остају профитабилни. Релативно је лако организовати састанак о буџету.

Ставке које су вам потребне

Сала за састанке или конференције
Услуга е-поште

Одредите ко треба да присуствује састанку о буџету. Обично бисте требали позвати финансијског директора ваше компаније, потпредсједника за финансије или друге особе у тиму за управљање компанијом који је задужен за финансије. Ако радите за већу компанију, позовите особу у вашој канцеларији која управља новцем, као контролор или директор рачуноводственог одјела. Такође треба да позовете шефа, руководиоца пројекта и све друге чланове вишег особља који су повезани са вашим пројектом или одељењем.

Проверите распоред свих који позивате на састанак. Потражите заједничке отворе када су сви планирани да буду у граду и у канцеларији. Неки канцеларијски алати, као што је Мицрософт Оутлоок, омогућавају вам да видите распореде и доступност других сарадника.Ако не можете приступити распоредима свих, питајте њихове асистенте или саме појединце како изгледа њихова надолазећа доступност.

Изаберите трајање састанка, као што је 30 или 60 минута. Оставите довољно времена да представите информације о буџету и оставите простора за питања и вријеме за дискусију. Ако мислите да ће вам требати сат времена да представите информације о буџету, изаберите трајање од 90 минута да бисте омогућили додатно време.

Изаберите дан и време састанка на основу тренутка када су сви на располагању и трајања састанка. Ако ваш састанак траје 90 минута, изаберите први 90-минутни временски интервал када су сви доступни.

Пошаљите обавештење о захтеву за састанак путем е-поште и затражите од свих прималаца да одговоре на то да ли су прихватили захтев за састанак или нису у могућности да га поднесу. Или, поставите састанак на старински начин тако што ћете га резервисати лично или преко асистента учесника. Када затражите састанак лично или путем е-поште, укратко наведите преглед на високом нивоу дневног реда састанка: резови буџета, финансијски извјештаји, буџетски статус и тако даље.

Одгодите састанак ако људи који требају бити тамо не могу присуствовати. Изаберите следећи слободни слот када су финансијски супервизори и други потребни људи на располагању за планирано трајање састанка.

Подсетите све присутне на предстојећи састанак те седмице или тог јутра. Ако сте послали захтев за састанак путем е-поште, софтвер може аутоматски подсјетити присутне на електронско обавјештење.