Многи људи неће читати упутства осим у крајњем случају. Једном када их људи прочитају, они су корисни само ако су написани јасним, концизним језиком. Када схватите своју публику, боље ћете бити припремљени за увод, а затим и за упутства.
Студи Иоур Аудиенце
Упуте обично говоре читатељу како да ради, гради, управља или одржава производ или поступак. Прво, квалификујте циљану публику да зна колико добро разумеју тему. На пример, ако пишете инструкције за нове запосленике, они би требало да буду написани на једноставном језику, док упутства за више руководство могу да садрже више индустријских језика. Користите језик који одговара читаоцима и укључите онолико детаља колико им је потребно за обављање задатка.
Направите увод
Често читаоци често прескачу наративни увод и одмах прелазе у упутства. Један од начина да се помогне читаоцима да се упознају је да напишу објашњење или разлог за упутства у нумерисаној листи уместо у параграфу. Читаоци ће вјероватно прегледати попис. Укључите сврху упутстава, ко треба да прочита документ и шта садржи, сваки под посебним насловом. Овај увод такође даје читаоцима траг о томе шта није покривено.
Користите Ацтиве Воице
Суздржите се од пасивног гласа, као што је „Бијела жица треба да буде уметнута у чеп А.“ Уместо тога, напишите инструкције као команде које захтевају активан глас, као што је „Убаците белу жицу у утикач А.“ Било да пишете листу, наратив или књижицу, раздвојите дуге реченице са више корака у кратке упуте које су наведене под насловима. Раздвојите реченице које садрже ријеч “и” у краће одвојене реченице. Уместо писања „Кабл треба да буде спојен и стављен у црвену утичницу“, напишите две реченице које почињу са глаголима акције, као што је „Спојите кабл. Ставите спајани кабл у црвени излаз. ”Јасан, храбар полотај могао би да кате нешто попут“ Закопеајте тице ”.
Одвојене акције од Објашњавајућих информација
Врло често, упутама су потребна и објашњења. Напишите објашњења на један од два начина. Подебљајте стварне инструкције тако да се истичу, или дајте објашњења у посебној колони за референцу. Једна тактика је да се кораци стављају на једну страну документа, са објашњењима у кратком пасусу у колони која се налази један поред другог. Још један, ефикаснији начин је да подесите стварне инструкције и завршите корак писањем објашњења. На пример, „Притисните црвено дугме три секунде (подебљано). Ово ће омогућити да се светло активира."
