Без обзира на индустрију у којој се налазите или врсту посла који обављате, неизбежно је да ћете у неком тренутку морати да учествујете на пословном састанку. Нека радна мјеста, посебно она у уредима, имају неколико састанака дневно, док их други могу имати само једном у неколико тједана. Без обзира на то, важно је бити свјестан какве врсте тема се расправља на састанцима на вашем радном мјесту, како треба водити дјелотворан састанак и која правила етикета треба слиједити током састанка. Ако сте ви задужени за вођење састанка, од вас се може тражити да дођете до ледоломаца за полазнике или да водите белешке или записнике на састанку.
Шта је пословни састанак?
У суштини, пословни састанак је скуп два или више људи који расправљају о идејама, циљевима и циљевима који се односе на радно мјесто. Пословни састанци могу се одвијати лично у канцеларији или на другој локацији, или чак преко телефона и видео конференције. Састанци се одржавају са запосленима, менаџерима, руководиоцима, клијентима, перспективама, добављачима и партнерима, као и са свима осталима везаним за организацију. У већини случајева, састанак треба да се одржи када се ради о нечему што се не може правилно пренијети путем телефона или путем е-поште и захтијева интеракцију лицем у лице са једном или више особа.
Сврха пословног састанка је често доношење важних одлука у вези са организацијом. Било да се ради о одлуци о питању одељења, као што је питање како повећати маркетиншки буџет, или већу организациону ствар, као што је број људи који ће отићи у току транзиције, састанак помаже да се идеје јасно преносе. Када говорите лично са важним заинтересованим странама, лакше је ефикасно доћи до важних информација како би се донијела одлука о којој је ријеч.
Још један заједнички циљ састанака је доношење важних најава. То могу бити организационе промене, оперативни планови или промена у правцу компаније. Често се састанци одржавају када се виши руководиоци придруже или напусте тим или када компанија слави велику прекретницу или успјех. Овакви састанци могу да повећају ангажовање запослених и организациону хармонију.
Пословни састанци такође помажу у решавању конфликта и решавању сложених проблема. Сукоб може бити уобичајена појава на радном мјесту, са много различитих личности које раде заједно у тиму. Док је неки конфликт здрав и може потицати раст, он може бити и непожељан и захтијева брзо рјешавање. Одржавање састанка може помоћи странама у спору да постигну споразум. Већи проблеми који укључују више актера имају веће шансе да буду ријешени на пословном састанку када су сви важни људи на једном мјесту и раде на истом циљу.
Прегледање напретка компаније или пројекта је такође заједнички циљ пословних састанака. Овде, организација прати како тим ради на одређеном пројекту или како компанија напредује у целини у односу на планиране циљеве прихода. Организовањем честих састанака за пријаву напредовања, организације осигуравају да су све релевантне стране упознате са статусом важних резултата.
Како покренути ефективне пословне састанке
Док пословни састанци помажу организацијама да доносе одлуке и рјешавају сложена питања, понекад могу бити недјелотворна употреба времена, ако се не покрећу исправно. Када људи долазе на састанке неприпремљени, не обраћају пажњу и не прате акционе ставке, то се може сматрати губитком времена. Да би се осигурало да се време ефикасно користи, и организатор и учесници пословних састанака морају бити активно укључени. Ако организујете састанак, припремите дневни ред састанка, наглашавајући тачно шта ће бити покривено. Ако постоје ставке за које би се учесници требали припремити, свакако им дајте довољно времена да то ураде. Неки састанци се одржавају на рутинској основи, као што су седмичне додирне тачке тима. За овакве састанке, направите шаблон за дневни ред и попуните јединствене ставке сваке седмице.
Пажљиво прегледајте листу учесника и позовите само кључне актере на састанак. Ако неко коме треба да присуствује састанку не може да присуствује, можда ћете морати да га промените да би се прилагодили. У супротном, вођење састанка са несталим заинтересованим странама које је потребно за доношење одлука може се показати неефикасним.
Време је драгоцено и важно је поштовати да људи који присуствују вашем састанку одузимају време да то ураде. Као резултат тога, од виталног је значаја осигурати да састанак почне и завршава на вријеме. Приликом припреме дневног реда одлучите колико ћете времена потрошити на сваку ставку и водите састанак до сата. Ако сматрате да се састанак одвија ван стазе, владајте тиме да замолите људе да се држе тема на дневном реду. Ако се појаве друга важна питања, упишите их у даљњу расправу у другој точки.
Да би се осигурало да ниједна важна ставка која је изнесена на вашем састанку није пропуштена, водите белешке које се називају и минуте. Можете да их напишете или откуцате сами током састанка или да одредите неког другог на састанку да узме белешке за вас. На овај начин моћи ћете да се концентришете на дискусију. Након састанка, обавезно прегледајте белешке, додајте недостајуће ставке и пошаљите их важним актерима. Имати писмену евиденцију о ономе о чему се расправљало на састанку може бити од помоћи ако се у будућности појаве проблеми.
Након завршетка пословног састанка, обавезно пратите било коју акцију коју сте одлучили. Можда ћете морати да шаљете подсјетнике својим колегама или контактирате с њима да бисте били сигурни да су они обавили своје задатке.Ако постоје нека отворена питања која нису завршена до крајњег рока, можда ћете морати да водите додатну расправу са том особом.
Бусинесс Меетинг Ицебреакерс
Неки пословни састанци, посебно они у којима се учесници не познају веома добро, захтевају прекидаче леда. Забавна питања или кратке активности на изградњи тима могу помоћи да се ублаже напетости и да се сви подвргну једнаким условима. Један од најлакших начина за разбијање леда на састанку је да поставите питање које открива јединствену или занимљиву свирку о свакој особи. Одговори на оваква питања помажу људима да се међусобно повежу. Неки примери укључују:
- Ако сте били животиња, који бисте били и зашто?
- Где је најзанимљивије место где сте били?
- Ако бисте могли да упознате неку историјску личност, ко би то био и зашто?
Питања која се тичу леда не морају се бавити темом састанка. Они су дизајнирани да људе наведу да разговарају и слушају једни друге. Још један велики ледоломац за састанке подразумијева да сваки судионик говори двије истине и лаж, а остали судионици морају погодити који је предмет лаж. Ово је одличан начин да упознате људе на састанку. Ледоломци се могу појавити иу облику групних активности. На пример, замолите људе на састанку да нађу некога на састанку који има нешто заједничко са њима, као што је кућни љубимац или марка аутомобила. То присиљава људе да напусте своја мјеста и разговарају с другима с којима можда уопће не разговарају.
Неке активности везане за ледоломце укључују мало припрема за дио организатора састанка. Једна активност укључује писање имена славних на мале комаде папира и стављање имена на полеђину сваког учесника. У овој игри, сваки учесник мора питати да или не питања о особи чије је име на леђима, покушавајући да погоди ко је то.
Бусинесс Меетингс Етикуетте
Док ће култура ваше организације информисати како се требате понашати на пословним састанцима, постоје неки аспекти етикета сусрета који су универзални. Један од најбољих начина да присуствујете састанку је да се припреми. То значи да знате шта је на дневном реду и да сте урадили припрему или истраживање да бисте се сложили са стварима за које сте одговорни. На примјер, ако ставка дневног реда укључује расправу о маркетиншком плану на којем радите, важно је да одете на састанак са планским биљешкама у руци, спремни да их детаљно расправите. Такође је једнако важно доћи на време.
Фокусирање на састанак уместо паметног телефона или лаптопа је још један начин да покажете свој професионализам, тако да искључите телефон и затворите лаптоп током састанка. Ако за састанак требате приступити било којим датотекама на лаптопу, обавезно искључите е-пошту тако да вас не ометају долазне поруке. Запамтите да састанак захтева вашу пажњу и подела између телефона или лаптопа неће резултирати ефикасном дискусијом.
Бити добар слушалац и активни учесник су централни аспекти присуствовања пословном састанку. Будите сигурни да пратите оно што људи говоре, постављајте питања када нисте сигурни у нешто и дајте одговоре или увид о стварима за које сте одговорни. Ваш говор тела је такође део активног учесника; то значи да се седите високо, уместо да се клоните у вашој столици и успоставите контакт очима са људима с којима разговарате.
У зависности од типа састанка који присуствујете, можда ћете желети да пошаљете поруку захвале организатору састанка или особама са којима сте се упознали. Ово може бити прикладно ако се састајете са важним клијентом или потенцијалним клијентом. Можете им захвалити на времену и поновити неке важне ствари о којима сте разговарали на састанку како бисте показали свој ентузијазам.
Предложак за састанке пословних састанака
Када сте задужени за снимање записника са састанка, то може изгледати као стресан посао. Неколико савјета може вам помоћи да уочите све важне тачке на састанку, а да ништа не пропустите. Важно је разумети сврху минута. Белешке снимљене током састанка требало би да буду писани запис о томе шта се тамо догодило. Ове белешке могу бити корисне за присутне да се присете онога што је речено или могу да пруже распоред састанака за оне који нису били у могућности да присуствују. Као резултат тога, важно је узети све кључне ставке о којима се разговарало током састанка, укључујући донесене одлуке, задатке или наредне планиране кораке и постигнуте резолуције.
Пре него што присуствујете састанку, напишите једноставан шаблон који можете попунити док водите белешке. Набавите копију дневног реда састанка и користите га као водич. На врху дневног реда, додајте простор за означавање имена свих учесника састанка. Ако недостају кључни актери, пожелећете да приметите и то у случају да касније морате да их пратите. У зависности од типа састанка и тема о којима ће се расправљати, постоји неколико ставки које можете додати у предложак минута:
- Датум и време састанка.
- Датум и време следећег састанка, ако је заказано.
- Имена полазника и имена кључних актера који недостају.
- Одлуке које су донесене или опције о којима се расправљало за сваку тачку дневног реда.
- Следећи кораци за сваку тачку дневног реда.
- Тачке дневног реда које нису разматране на састанку, али ће се пренијети на сљедећи састанак.
- Било који нови посао који није наведен на првобитном плану.
- Задаци или акционе ставке и појединци којима су додељени, укључујући датуме доспијећа ако су наведени.
Развијањем шаблона за састанке са састанцима, ви ћете бити у бољој позицији да забиљежите важне ставке о преузимању и пратите све потребне послове након састанка.
