Да ли је састанак био са колегама или такмичарима, увек сте саветовани да сумирате оно о чему се разговарало, а посебно оно што је одлучено, и да то урадите у писаној форми, што је пре могуће касније. Можете да комбинујете релевантне делове из библиотеке пословних докумената, као што је она у "Инц." Магазине'с вебсите.
Ставке које су вам потребне
-
Напомене или друге записе са састанка
-
Документи који су наведени или дистрибуирани на састанку
Почните са пријатељском, али јасном рекапитулацијом датума, времена и мјеста састанка, који су присуствовали у којим капацитетима и краткој изјави о сврси састанка. На пример, "Драги Мике: Хвала вам још једном што сте јучер ујутро са мном и Стевеом провели наше одељење за уметност, расправљајући о плановима за редизајн вашег паковања."
Прегледајте који су документи и материјали представљени на састанку и било какве значајне ставке о њима: "Драго ми је да сте се свидели Стевеовим идејама колико и ја. Сложили смо се да хексагонална кутија даје вашем производу значајну промену како би се скренула пажња на карактеристике које додајете следеће године, али изградња да лежи хоризонтално на полици ће бити стабилнија и омогућити нам да учинимо оба краја мало конвексна, уместо једног равног, а другог проширеног места без стварне везе са производа."
Обезбедите извештаје о свим акционим ставкама договореним на састанку: "Стив се обавезао да ће данас имати нове спецификације дизајна за нашу фабрику, и требало би да буду у стању да ми дају нове податке о трошковима за хоризонтални картон до краја седмице. Стеве и обоје ћу бити разочарани ако те бројке нису најмање 20 посто ниже од процјена које смо имали јучер за усправну, наглашену кутију, будући да ће израда бити симетрична и мање сложена да би се уклопила. одлука од вас да ли ће копча појаса бити одштампана или рељефна, и да ли желите металну боју на њој, пре него што можемо да увећамо трошкове."
Одредите рокове за следеће кораке од свих страна: "Написао сам да сте мислили да можете донети те одлуке данас или сутра. То би нам омогућило да вам се јавимо до краја радног дана у понедељак са довољно финансијским подацима да можемо да почнемо. формализовати уговор."
Затворите писмо на пријатељски начин који одговара природи састанка и поновите планове за било које друге састанке које сте заказали: "Увијек је задовољство састанак с вама. Ја ручам у уторак у вашој канцеларији на мом календару, кад донесем макету Стеве, на којој ради. Молим вас, јавите ми ако ће Јан заиста моћи да нам се придружи.
Савети
-
Е-пошта је у реду као начин за слање праћења на праводобан начин, али увијек је најбоље послати поштанску копију, посебно када је састанак укључивао више компанија и питања која ће бити формализирана касније у уговорима и наруџбеницама. Пошаљите копије преписног писма свима који су присуствовали састанку или се помињу у писму по имену, функцији или одељењу.
