За већину менаџера, дисциплиновање запослених је једно од најнеугоднијих искустава за борбу. Менаџери су одговорни за писање дисциплинских аката који остају у досјеима запосленика да би се документовало погрешно понашање запосленог. Ова писма имају двије функције: обавијестити запосленика о томе што ће му се догодити као посљедица његовог кршења и служити као трајни запис о недоличном понашању запосленика у његовом досјеу.
Уметните штампач са меморандумом компаније. Ово писмо ће постати дио службене документације запосленика, тако да морате слиједити одговарајући протокол.
Откуцајте цео датум. Прескочите линију и укуцајте име запосленог и адресу компаније. Чак и ако заправо не шаљете писмо, слиједите одговарајући формат пословног писма и тако ћете оставити дојам професионализма.
Писмо започните тако што ћете откуцати име запосленог, након чега следи двоточка. Прескочите линију.
Започните први параграф тако што јасно наведите природу прекршаја. Погледајте приручник за запослене у вашој компанији како би запослени могао да пронађе правило за себе. Наведите конкретне детаље о прекршају, као што је датум када се инцидент догодио и наведите све друге запослене који су били укључени.Изношење ове информације јасно ће вам помоћи ако запосленик оспорава дисциплинску радњу и преда случај суду.
Објасните детаљно шта је запослени погрешио и како је требало да поступи у тој ситуацији. Запослени понекад крше правила зато што их не разумију јасно, тако да ће објашњење кршења и одговарајуће информације помоћи да се спријечи њен други прекршај. Понудите састанак са запосленим да бисте детаљно разговарали о том питању.
Дајте запосленом прилику да се искупи за прекршај, као што је писање формалног писма исприке другој страни. Обавести га о роковима за подношење одговора или писма.
Реците запосленом јасно и сажето шта може очекивати као резултат овог прекршаја. Наведите одговарајуће податке за њену тренутну казну, као што су датуми било каквих рочишта или датуми ступања на снагу престанка радног односа, ако је примјењиво. Ако запослени може очекивати прогресивну дисциплинску мјеру као резултат даљњих прекршаја, обавијестите је које ће то казне бити.
Пружите запосленом информације о жалбеном поступку, ако је примјењиво.
Питајте запосленог за формални одговор на његов досије; овај одговор ће често бити у облику формалног писма. Потребна вам је ова документација за досије запосленика у случају да он случај преда суду.
Упишите своје пуно име и наслов. Одштампајте слово и потпишите своје име о свом откуцаном имену плавом или црном мастилом.
Направите неколико копија писма. Задржите 1 копију у досијеу запосленог, дајте другу код адвоката ваше компаније и задржите другу за своје евиденције.
Писмо пошаљите запосленом или му га предајте пред представником за људске ресурсе или административним помоћником. Потребна вам је потврда да је запослени примио званично обавештење.
Савети
-
Држите тон професионално и чињенично. Ово писмо може се обратити суду ако запосленик оспорава дисциплинску мјеру, а ви желите да будете професионални и поштени у сваком тренутку.
