Дио посла руководиоца је дисциплиновање запослених који не поштују правила. Иако ће само прво вербално упозорење бити довољно за први пут, мање повреде, озбиљније или понављање прекршаја захтевају документовано, писмено упозорење. Ово ће вам помоћи да не само објасните запосленом шта је погрешно урадио и шта се од њега очекује, већ и да задржите копију упозорења за досије радника, што може бити корисно касније. Писање таквог упозорења може изгледати као обесхрабрујући задатак, али уз писани образац упозорења, процес може бити прилично једноставан.
Савети
-
Писано упозорење треба да слиједи стандардни образац и да садржи информације као што су правила која су прекршена, детаљан опис прекршаја и начин на који запослени треба да се побољша.
Зашто користити писано упозорење
Писано упозорење може бити корисно и за запосленог и за компанију. За запосленог, упозорење може пружити јасне смјернице и упуте о томе што компанија очекује од ње и како побољшати свој радни учинак како би избјегла даљња упозорења. За компанију, писано упозорење може помоћи да се докаже да је акција предузета, тако да се могу предузети даљи кораци ако се проблем настави. Такође служи и као документација проблема у случају да запослени касније поднесе неки правни спор, као што је случај незаконитог раскида.
Када користити ова упозорења
Сваки бизнис ће имати различите проблеме са различитим запосленима на основу сопствених правила и типа људи који тамо раде. С обзиром на то, најчешћи разлог због којег су запослени написани у свим индустријама је претерана кашњење.
Обично се писмо упозорења запосленом издаје након усменог упозорења, али то није увијек случај. Ако је дошло до озбиљног једнократног прекршаја, има смисла заобићи усмено упозорење и одмах добити писмено упозорење које се може наћи у досијеу запосленог. Важно је напоменути да сва усмена упозорења треба да буду документована након чињенице, укључујући време и датум упозорења, и то треба да се унесе у досије запосленика, тако да нема забуне о томе да ли је запослени упозорен или није упозорен одређени проблем.
Користећи писмо укора
Добра је идеја да пре него што вам затребају, потражите шаблоне за писмено упозорење и писмо о дисциплини запослених. Они би требало да буду прилагођени за вашу компанију и припремљени за употребу пре него што напишете запосленог. Сваки запослени који прими упозорење или обавештење о дисциплини треба да добије исти образац испуњен информацијама које су релевантне за одређени проблем који се документује. Ово ће осигурати да се према свим запосленима поступа праведно и једнако.
Увек попуните празнине на унапред одштампаном обрасцу упозорења.Ако се нешто не примијени, можете написати "Н / А" тако да је јасно да није био примјењив и да нисте били немарни у попуњавању обрасца. Ако заиста пишете писмо користећи шаблон, не морате то да радите, али још увек темељно пишите писмо са што више детаља. Ако предузмете ове кораке, можете се заштитити ако се касније појаве правни проблеми. Из тог разлога, увек користите формални језик и избегавајте коришћење стенографије или жаргона.
Иако треба да радите са шаблоном, специфични тон који се користи у писму укора треба да варира у зависности од озбиљности прекршаја. Ако је запосленик закаснио неколико пута, на примјер, можете се једноставно фокусирати на исправљање понашања и поставити позитивнији тон како би га охрабрио да се појави на вријеме. Међутим, ако запослени проклиње клијента, можда ћете желети да имате много озбиљнији тон који се фокусира на потенцијалне казне ако поново погријеши.
Дајте писмо запосленом лично, а не путем е-поште, а не само остављајући га на радном столу. Можете да изаберете да сведок буде присутан или не, али немојте то да урадите јавно пред остатком особља. То може бити тешко и неугодно, али је важно радити. Међутим, може бити корисно разговарати са запосленим о ситуацији, јер она може вјеровати да писмо звучи више или мање строго него што сте замислили, а чак и ваше присуство може помоћи да се нагласи тон који сте намјеравали узети у писму.. Можете ублажити ударац писма нудећи запосленику неке позитивне повратне информације, али то никада не чините ако изазове забуну о озбиљности упозорења које издајете.
Увек добијте потпис од запосленог док сте присутни. Ако одбије да га потпише, замолите га да потпише писмо у којем се наводи да је одбио да потпише упозорење. Задржите потписану копију за евиденцију запосленог. Ако је запослени потписао писмо у којем наводи да одбија да потпише упозорење, ставите га на писмо. Такође, обезбедите копију запосленом за његову евиденцију.
Примјер уписа запосленика
Писмено упозорење треба почети са основним формалностима, као што су предмет, датум, време, ваше име, назив радног места, име и презиме запосленика и имена других особа које примају копију меморандума. Можда ћете желети да укључите логотип своје компаније на врху обрасца, али то није обавезно.
Ако имате приручник за запослене, прво треба навести који је део политике компаније прекршен. Можете или написати одређену политику или једноставно укључити референцу на одговарајући одјељак приручника. Ако немате приручник, онда напишите кратак сажетак правила компаније која се примењују.
Укључите да ли је ово прво или последње упозорење, и ако је то озбиљан прекршај, забележите и то. Упозорење треба да има временски оквир, што значи да, ако прође довољно времена, упозорење ће бити уклоњено из евиденције запосленог и неће се рачунати као претходно упозорење. Другим речима, претходна писмена опомена о кашњењу не би требало да се рачуна против запосленог ако почне да долази касније три године касније. Међутим, писмо би требало да остане у досијеу запослених. Уопштено, упозорење за први пут би требало да траје шест месеци, озбиљан прекршај би требало да траје осам месеци, а последње упозорење треба да траје годину дана, али то може да варира у складу са политиком ваше компаније.
Затим опишите што је детаљније могуће, укључујући датум, вријеме и имена свих укључених особа. Не укључујте субјективне детаље као што је казивање да је запослени био злобан према другом запосленом. Уместо тога, прецизирајте тачно шта је запослени урадио, што се може протумачити као злочин. Можете изабрати да напишете опис догађаја, опис догађаја запослених и описе сведока о догађајима ако се ови рачуни разликују. Ако користите претходно одштампани образац и нема довољно места за писање свих релевантних детаља, у реду је да приложите други лист папира ако је потребно.
Да би се помогло запосленом да се побољша, пратите детаље о томе шта се догодило са начином на који се понашање запосленог мора променити и колико брзо би требало да направи такве промене. Пратите ово са јасно детаљним информацијама о томе какве ће последице имати ако она не исправи своје понашање. Запамтите да писмено упозорење није дисциплинска мјера, стога свакако наведите које ће дисциплинске мјере настати ако се проблем настави. Коначно, потпишите и напишите датум, предочите га запосленику и замолите је и све свједоке састанка да потпишу и напишу датум.
