Структура организације за набавке се креће од једне особе која је одговорна за куповину до великог централизованог одељења или децентрализоване организације са стручњацима за набавке који раде у одвојеним локацијама или пословним јединицама. Постизање праве структуре је од суштинског значаја, јер набавка обично представља половину трошкова организације, према референци за бизнис. Такође игра важну улогу у конкурентској стратегији компаније.
Индивидуална одговорност за куповину
У старт-уп или малом бизнису, једна особа као што је финансијски директор може преузети одговорност за набавку. Алтернативно, појединачни чланови менаџерског тима, као што су менаџер производње, менаџер канцеларије или менаџер маркетинга, могу куповати производе или услуге како би испунили своје захтјеве одјела. У овом сценарију, компанија не би имала конзистентну процедуру набавке и недостајала би било каква куповна моћ да преговара о бољим пословима од фрагментиране групе добављача.
Набавка
Како расте, компанија може именовати менаџера набавке са професионалним квалификацијама. Компанија такође може да регрутује једног или више асистената за куповину ако се обим набавке повећа. Менаџер или тим преузима одговорност за куповину потрошног материјала за сва одељења, разматрање њихових захтева, идентификацију добављача и обраду налога. Координирајући набавке, компанија може пласирати веће наруџбе са преферираним добављачима. Може да преговара о нижим стопама и намеће конзистентне стандарде квалитета добављачима.
Централизована структура набавке
Компаније са више локација, оперативних јединица или пословних јединица имају избор да управљају централизованим или децентрализованим структурама. У централизованом моделу, један одјел за набавку преузима одговорност за куповину у име компаније. Одељење, које се може састојати од директора набавке, менаџера и асистената, намеће стандардне политике и процедуре широм организације са циљем смањења трошкова, повећања ефикасности куповине и постизања конзистентног квалитета. Да би се услуга побољшала на различитим локацијама, Одјел може именовати стручњаке одговорне за куповину одређених категорија опскрбе.
Децентрализована структура набавки
У децентрализованом моделу, компанија делегира овлашћења за набавку на локације и дивизије. Менаџери набавке и асистенти набављају потрепштине за локалне потребе, мада могу добити подршку од мале централне јединице. Док децентрализована структура даје аутономију и смањује уска грла, то може довести до неефикасности куповине, недосљедних стандарда и повећаних укупних трошкова набавке.
Модел стратешког извора
Компаније којима су потребни основни материјали, као што су критичне инжењерске компоненте или желе да хармонизују квалитет у читавом низу добављача, прешли су од традиционалне праксе набавке на дугорочне односе са стратешким партнерима за снабдевање. Чланови тима за набавку који су одговорни за стратешко снабдијевање фокусирају се на критичне залихе, остављајући куповину робних залиха другим члановима тима. Тим стратешког снабдевања поставља дугорочне уговоре о снабдевању и сарађује са партнерима у снабдевању како би смањио трошкове, ускладио квалитет и нивое производње, и спровео заједничке пројекте развоја производа.
