Обавезе књиговође за дневни боравак нису сасвим другачије од оних које има књиговођа за било који други бизнис заснован на услугама, али су одговорности знатно веће. Будући да се од дневних боравака захтијева да дају укупне годишње приходе родитељима дјеце у сврхе опорезивања, мора се водити рачуна да се трансакције евидентирају точно.
Обавезе везане за порезе
Због јединствене природе дневног боравка, посебно када родитељи одбијају износ који плаћају за бригу о дјеци од својих пореза на крају године, књиговођа мора исправно исплатити износе плаћене од сваког купца. Ако се у предшколској установи нуди прије и послије скрби о дјеци, потребно је водити евиденцију о свим износима плаћеним за ту услугу, те се шаљу потврде.
Обавезе за платни списак
Приликом попуњавања папирологије за платни списак, књиговође за дневни боравак користе обезбеђени рачуноводствени софтвер или пореске табеле које се налазе на интернет страницама ИРС-а и државе. Књиговодственик ће морати да користи Службу електронских порезних обвезника и за сваки период исплате платити 941 (то је за доприносе компаније социјалном осигурању, Медицареу и Федералном задржавању заједно са доприносима запосленог)., ввв.ефтпс.цом и уноси ЕИН и ПИН број компаније.
На кварталној основи, књиговођа за дневни боравак ће морати да достави образац 941 и пошаље га ИРС-у. Образац Образац 941 ће бити укупно свих 941 плаћања извршених за сваки период исплате и мора бити потписан и послан у сваком кварталу. Књиговодственик такође мора извршити израчунате уплате из рачуноводственог софтвера и послати у Федерални порез на незапосленост (ФУТА) сваки квартал. Поред ових захтјева, свака четвртина књиговође мора попунити образац за државни порез за незапосленост. (СУТА).
Свакодневне обавезе
Рачуновођа у дневној вртићи мора пратити сва потраживања рачуна како би се осигурало да сви клијенти плаћају на вријеме и све обавезе по рачунима како би осигурали да се зграде, комуналије и други мјесечни рачуни плаћају на вријеме. Сваког месеца рачуни банака и кредитних картица морају се поравнати упоређивањем банковних и кредитних извода са рачуноводственим софтвером и осигурати да се извештаји банке / кредитне картице слажу са рачуноводственим софтвером.
Отказани чекови, копије фактура од продаваца и примици од трошкова се подносе на недељној основи како би се осигурало да су сви примерци доступни за инспекцију и ревизију.
Законски услови
Књиговодственик ће завршити анализу прихода по детету, имајући у виду законске односе деце према наставницима. Омјери ће варирати у свакој држави према државном закону. Књиговодственик мора користити ове информације за израду плана за запошљавање више наставника или вођење анализе трошкова по учионици.
Финансијске обавезе
Додатне обавезе укључују прикупљање свих чекова и готовинских исплата, њихово евидентирање као потраживања и попуњавање уплатница за власника дневне собе, који ће проверити све укупне износе, како би их доставио банци. Примици за извршене исплате ће се штампати и достављати сваком купцу на мјесечној основи.
Штампање месечних финансијских извештаја, укључујући извештај о добити и губитку, биланс стања и прогнозу новчаног тока, вођење евиденције о фонду и вођење рачуна за надокнаду средстава за све плаћене трошкове су такође део посла.
