Запослени који плаћају одобрене пословне трошкове из сопствених средстава могу генерално очекивати накнаду од својих послодаваца. Да би се олакшала таква надокнада и гарантовало да су трошкови тачно књижени у пословној књизи компаније, од запослених се очекује да поднесу детаљан извештај о свим таквим трошковима.
Ставке које су вам потребне
-
рачунар
-
Цомпутер принтер
-
(опционално) Шаблон извештаја о трошковима компаније
Ако ваша компанија нуди шаблон извештаја о трошковима, приступите му и пратите његове смернице.
Ако не, скупите своје рачуне и поставите их хронолошким редом. Наведите и све трошкове за које немате рачуне, као што су километража на аутомобилу и инциденти као што су новине и освежавајућа пића купљена на аутоматима хотела.
Ако креирате сопствени извештај без шаблона компаније, користите компјутерску табелу. Направите шаблон и копирајте га у нови радни лист за сваки нови извештај који припремите. Свако заглавље листа треба да садржи ваше име, назив и код одељења, као и период који покрива извештај. Испод ове информације, ваш предложак треба да има најмање пет колона, са датумом, примаоцем, сврхом или описом и износом. У зависности од правила ваше компаније, можда ћете морати да додате додатне колоне за информације као што су рачуноводствени кодови, учесници састанка и тако даље.
Наведите своје трошкове на вашем листу у датумском налогу користећи ваше рачуне и наведите их као изворе. Припремите један извештај за сваки период - било да је то недељно, двомесечно, месечно или на други начин, обично наведен у политици ваше компаније. Ако имате вишеструке рачуне за један дан, помаже их групирати према врсти трошкова, као што су трошкови оброка и трошкови паркирања.
Ако добијете паушалну накнаду за било коју сврху, унесите је у свом реду на дну извјештаја, након примљених трошкова.
Ако вам се надокнади километража коју сте ставили на своје лично возило, треба да водите евиденцију о аутомобилима и да преносите километражу на ваш извештај о трошковима на дневној или недељној основи, у складу са политиком компаније. Унесите километражу у свом реду као посебну ставку трошкова. Унесите речи "Лична Аутом. Километража" у колони примаоца, миљу и миљу у колони Опис (тј., "275 миља на 58 центи / миљу") и износ који ће бити враћен у колону Износ. Имајте на уму да сваки послодавац има своју стопу надокнаде километраже.
Када су сви трошкови унесени, збројите их као последњу ставку у колони износа. Ако сте примили готовински предујам за покривање трошкова, одузмите тај износ од укупних трошкова. То је износ који ће вам бити враћен.
Различити послодавци имају различите политике о томе како доставити рачуне. Ваши могу захтијевати да пошаљете оригиналне рачуне или да пошаљете скениране документе или фотокопије. Можда ћете морати да их упоредите, тако да је особи лакше да надокнади трошкове са пријемом. Ако подносите захтев за надокнаду километраже, такође треба да пошаљете копију Вашег аутоматског дневника за период.
Доставите извештај о трошковима у форми и уз рачуне, у складу са политиком вашег послодавца. Пошаљите само радни лист који садржи трошкове текуће седмице, а не читаву датотеку са табелама са празним предлошком и више недеља трошкова.
Савети
-
Кад год је то могуће, платите надокнадиве трошкове кредитном картицом коју користите искључиво за такве трошкове. То би требало да вам помогне да пратите пословне трошкове који се могу надокнадити и да ускладите њихово плаћање.
Избегавајте мешање пословних и личних трошкова на истом рачуну.
Двоструко проверите све извештаје и упоредите рачуне са износима потраживања у извештају. Многе грешке настају када људи који прелазе кроз задатак пребацују погрешан износ од пријема до извештаја о трошковима.
Увек проверите са својим послодавцем ХР, платним списком или рачуноводственим одељењем да добијете упутства о тачном и правовременом враћању трошкова.
Упозорење
Никад не лаћи о трошковима. Ово је крађа од компаније и може резултирати негативним последицама као што су раскид или кривично гоњење.
Проверите са својим послодавцем да ли имате ограничења у вези са оним што вам се може надокнадити. Није сваки оброк можда у стању да се троши, и можда нећете моћи да трошите ствари као што су алкохол, хемијско чишћење или паркинг. Ваш послодавац треба да има упутства о томе шта се надокнађује.
Платите само за своје одобрене пословне трошкове - не плаћајте трошкове других људи осим ако имате овлашћење да то учините. Такође избегавајте да плаћате трошкове другог запосленог коме се надокнађују трошкови.
