На перцепцију јавности о компанији или агенцији може значајно утицати њена спољна комуникација, док задовољство послом запослених у компанији зависи делимично од његове интерне комуникације. Израда ефективне поруке или комуникацијске кампање почиње испитивањем неколико фактора.
Одговор на главно питање
У свету у коме се људи свакодневно забављају са хиљадама порука, њихово је главно питање често “Зашто бих ја бринуо?” Или “Шта је у томе за мене?” Ефективна комуникација чини овај одговор јасним читаоцу или слушатељу. Запитајте се које би вам информације биле најважније ако сте члан публике и побрините се да ваши материјали доставе те детаље. Нагласите предности на почетку ваше поруке или материјала пре него што додате мање важне информације.
Поједностављење
Одржавање ваше комуникације повећава вероватноћу да ће бити ефикасна. Намјестите ниво читања од шестог до осмог разреда за писане материјале. Избегавајте коришћење скраћеница, регулаторних термина или жаргона. Избришите речи ако просечна особа коју сте зауставили на улици не би знала њихово значење. Када припремате писане материјале, држите кратке реченице и разбијте копије са насловима и графиком. Страница пуна текста није привлачна потенцијалним читаоцима.
Метходс
Учините информације доступним корисницима и запосленима кроз различите формате. Саопштења за јавност, текстуалне поруке и е-маил поруке могу се користити за комуникацију хитних информација, а билтени могу бити одговарајући избор за садржај који је мање осјетљив на вријеме. Вебсајт је од виталног значаја за комуникацију са спољашњом публиком, а добро организован интранет који приказује садржај вести и практичне ресурсе може бити од велике помоћи запосленима. Укључивање видео презентација вам омогућава да се обратите визуелним ученицима и понудите нове перспективе или детаље. Одржавање састанака са запосленима или са јавношћу нуди интеракцију лицем у лице која може да изгради кредибилитет и учини публику вредном.
Правовременост
Информације које ваши клијенти треба да знају треба да буду саопштени што је брже могуће. Када ваша публика научи информације из медија, а не директно из ваше организације, може постојати перцепција да сте намеравали да сакријете информације или да заиста не марите за своју публику. Центри за контролу болести биљеже у свом приручнику за комуникацију о кризи да двије од најтежих грешака које организација може направити приликом комуницирања са заинтересираним странама пружају информације које су премале и прекасно или долазе као арогантне и не цијени заинтересиране стране. Ове мисли су сажете у слогану агенције: “Будите први. Бити у праву. Будите вјеродостојни."
Транспарентност и фреквенција
Запослени и јавност су често сумњичави према корпорацијама и владиним агенцијама, али можете изградити повјерење повећањем транспарентности ваших порука. Руководиоци би требали бити у прилици са лошим вијестима и бити спремни изразити жаљење што се осјећају због тешких околности. Размишљање о разлозима који стоје иза тешких одлука такође може да изгради разумевање.
"Када откријете штетне информације које нисте морали да откријете, зарадите репутацију због транспарентности", каже Петер Сандманн, стручњак за комуникацију о ризику и корпоративни консултант. „Људи почињу да примећују да када урадите нешто погрешно, то кажете; из тога следи да, када то не кажете, нисте учинили ништа лоше."
Клијенти и запослени не треба само да чују од вас када су вијести лоше.Мјесечни билтен или квартални састанци могу информирати запосленике о активностима компаније, док чланци на веб-локацији компаније и е-маилови за опт-ин задржавају кориснике у петљи.
