Систем платних спискова је медиј кроз који обрађујете платни списак, тако да се могу испунити потребни савезни и државни захтеви. Конкретно, америчко министарство рада тражи од вас да радницима и запосленима уредно и на вријеме надокнадите трошкове; Пореска управа захтева федерални одбитак пореза на зараде; државни одјел за рад захтијева од вас да примијените државни закон о раду, а државна агенција за порезе захтијева од државе да задржи порез на плаћу. Када дизајнирате систем плата, изаберите онај који најбоље одговара вашим потребама.
Процијените своје захтјеве за платним списком како бисте одредили одговарајући систем. Ручни систем захтева обраду платних листа ручно. Он има повећан ризик од грешака па га користите само ако имате мало запослених. Ин-хоусе компјутеризовани систем захтева обраду преко платног софтвера. Користите га да поједноставите обраду платних листа. Екстерни систем захтева да се платни спискови спољних оператера испоручују даватељу платних услуга. Користите га ако желите да елиминишете или значајно смањите задатке за обраду плата.
Креирајте ручни систем, ако је то онај који одаберете. Купите стандардне временске листове у продавници канцеларијског материјала или их креирајте помоћу програма за табеларне прорачуне или канцеларијски програм. Купите празне чекове из платног списка у продавници канцеларијског материјала или користите банковне чекове. Користите писаћу машину да бисте одштампали платне чекове или их упишите руком.
Овај систем захтева од вас да ручно израчунате плате и одбитке. Останите у току са савезним задржавањем, пореским пријавама и законима о порезима на порезе преко ИРС циркулације Е. Обратите се државној агенцији за приходе за државне смернице за порезе на плате. Троструко проверите платни списак пре издавања плате. Поднесите копије извештаја о платним списковима у поверљивој области.
Направите компјутеризовани систем у кући ако је то онај који одаберете. Купите софтвер за платни списак који најбоље одговара вашим потребама. Мала предузећа, на пример, могу да користе КуицкБоокс, средња предузећа могу да користе Ултимате Софтваре, а веће компаније могу ићи са Мангровом. Ваши запослени по сату могу имати уобичајени сат, али компјутеризовани систем за сат, као што је Кронос, је ефикаснији јер вам омогућава да увезете време у софтвер за обрачун зарада. Софтвер израчунава плате и одбитке, омогућава директан депозит, штампа плате и исплате, има федералне и државне табеле пореза на изворе који су уграђени у систем, и чува и штампа извештаје о платним списковима.
Направите екстерни систем ако одаберете ту руту. Већина провајдера платних услуга захтева од вас да отпремите своје платне сате путем интернета, или да их пошаљете факсом или е-поштом. Понуђач обрађује ваш платни списак и шаље вам плате и извештаје о платама за сваки дан исплате. Неке компаније вам дозвољавају онлине приступ свом систему, што вам омогућава да штампате извештаје и плате на сопственом ласерском штампачу.
Приликом успостављања овог система, провајдер би требало да потпишете споразумно договорени уговор са детаљима о његовим услугама и да дате листу својих цена. У сврхе директног депозита, дајте провајдеру свој банковни рачун и број рутирања. Ако давалац услуга обавља ваше послове везане за порезе и повластице, требало би да потпишете документ о пуномоћју који му даје дозволу.
Савети
-
За пореске грешке треће стране можете наплатити порез од ИРС-а. Према томе, увек проверите рад добављача услуга платног списка. Направите дијаграм тока за ваш платни систем. Графикон приказује задатке који су укључени у обраду вашег платног списка од почетка до краја на основу изабраног система.
