За многе компаније слање и примање факсова је свакодневна појава. Факсирање је толико уобичајено да је лако прећи у неформалну комуникацију. Након неколико једноставних корака помоћи ћете да ваши факсови изгледају професионално. Вежбање одговарајућег факс етикета ће обезбедити да ваш посао одржава професионалну репутацију коју сте толико трудили да изградите.
Слање факсова
Увек се сећајте да је факсирање докумената пословни процес. Као такве, имајте на уму ове основне смернице:
-
Увијек укључите насловну страницу без икаквих непотребних информација или умјетничких дјела. На насловни лист укључите своје име и податке за контакт, број страница (укључујући насловницу факса), жељеног примаоца и све друге релевантне информације. Запамтите, прималац факса не мора бити једини који види документ, тако да будите сигурни да је насловна страна факса професионална.
-
Након слања факса, обавите следећи позив примаоцу. Ово не захтева детаљну дискусију о томе шта факс садржи. Једноставно потврђујете да је факс примљен. У овом разговору је прикладно да особа сазна да је слободна да вас позове са било каквим накнадним питањима везаним за факсиране материјале у њихову корист.
-
Користите дискрецију приликом факсирања осетљивих или поверљивих информација. Ако шаљете информације личне природе, позовите их унапријед да бисте знали да шаљете факс. Један од начина да се избегне ова врста проблема је коришћење услуге факса на мрежи. Ове услуге се шаљу факсом директно на рачунар.
-
Будите опрезни са слањем нежељених материјала. Свако ко ради у канцеларији зна како досадни они огласи за јефтиније здравствено осигурање и попусте на Хаваје могу бити. Ако шаљете нежељене факсове својим клијентима, учините то само у ријетким случајевима када је то оправдано. Ако добијете захтев од примаоца да не добијете такве факсове, поштујте њихове жеље и уклоните их са листе.
Пријемање факсова
Као и код слања факсова, постоје правила о етикети око примања факсова:
-
Поштујте приватност примљених поверљивих факсова. Не делите личне податке са својим сарадницима који су намењени искључиво вашем гледању.
-
Не остављајте осјетљиве факсове како леже тамо гдје би их други могли видјети. Третирајте факсове као што сте ви било којим другим поверљивим папирима.
-
Ако примите грешку факса, обавестите пошиљаоца о томе тако што ћете им упутити позив. Обично се тражи да уништите све факсове који су примљени грешком.
