Модерна канцеларијска технологија чини премису саме канцеларије мање релевантном, с обзиром на то да се покривеност приступа Интернету и перформансе побољшавају. Модерно канцеларијско окружење је више оно што можете да урадите, а не тамо где то радите. Нова технологија мијења обим онога што се сматра уредом. Канцеларије неминовно усвајају нове технологије које добијају више посла са мање људи, и постоји притисак да се задржи модеран, професионалан имиџ тако што ће остати на врху најновијих технолошких трендова.
Уштеда времена кроз ефикасност и аутоматизацију
Користећи савремену канцеларијску технологију, радници троше мање времена на рутинске задатке, што их ослобађа за додатне пројекте. Компјутерски паметни радници истражују компјутерску аутоматизацију, смањујући вријеме проведено на честим задацима који се понављају. На пример, запослени штеде документе за форматирање времена користећи шаблоне. Неко може експоненцијално побољшати ефикасност дељењем шаблона са другим радницима путем приступа удаљеног сервера, складиштења у облаку и е-поште са било ког места где је покривеност мобилним уређајем. Услуге као што су Гоогле Дриве, иЦлоуд и Мицрософт Азуре су практична рјешења за организирање и дијељење често кориштених предложака, заједничких прорачунских таблица и радне документације. Организовано дијељење облака елиминира потребу за посредничком особом за размјену података.
Лоцатион Ис Иррелевант; Штедња је заједничка
Послови који укључују радника који седи за компјутерским терминалом обично не морају да се обављају на одређеној локацији. Нове комуникационе технологије не само да омогућавају рад од куће и пута, већ и бешавне. Ако обављате свој посао на лаптопу, можете то учинити исто из вашег уредског ормарића или стола у хотелској соби. Удаљена радна снага даје доприносе за послодавца и запослене. Према Бусинесс Веек-у, компаније уштеде од 8.000 долара годишње за сваког запосленика на даљину. Могућности за рад на даљину проширују круг кандидата за посао, јер локација није велика ствар. Запосленици који раде на даљину могу значајно да уштеде трошкове превоза, штедећи сваки дан тако што не путују на посао и лакше жонглирају породични живот.
Опције комуникације Наставите расти
Кашњења, пикелатед онлине видео разговори у конференцијској сали су ствар прошлости: широкопојасне и мобилне интернетске везе су довољно брзе да обрађују симултане видео токове без повезивања људи са физичким локацијама. Услуге видеоконференције као што је Скипе одлично раде за одржавање састанака без присуства учесника у истој згради. Друштвени медији представљају алтернативну путању за комуникацију са клијентима: снажно присуство друштвених медија може далеко да иде ка јачању крајњег резултата. Поред тога, технологија као што је ВоИП смањује трошкове ослобађањем од потребе за фиксним телефонима. Задржавање старе технологије предуго може изазвати проблеме. На примјер, услуга наручивања хране ГрубХуб је погодила своје ресторане који су још увијек примали наруџбе на факс уређајима.
Практична залихост података
Пожари у канцеларији, земљотреси и неуспјеси на хард диску могу изазвати пустош на евиденцији једне канцеларије. Редундантност података путем цлоуд услуга и удаљеног складиштења може уштедјети много посла и новца. Чување података на удаљеном серверу такође чини практичним за раднике да деле огромне количине информација без обзира на локацију. На пример, медицински стручњаци могу да користе огромне базе података о историји болесника да би проучавали болести и развијали нове третмане. Цлоуд базе података и серверске базе података могу уштедјети и пословни новац консолидацијом производа и услуга.
