Компаније издају дебитне и кредитне фактуре док послују са клијентима. Термини дебит и кредит имају различита значења за рачуноводствене трансакције, банкарске трансакције и фактуре. Када предузеће размени кредитну фактуру или фактуру задужења, потребно је да схвати шта ови документи значе.
Кредит фактура
Продавци издају фактуре за кредит из више разлога. Ако клијент пријави проблем са купљеном робом, продавац може издати фактурни рачун. Ако купац врати неискоришћени производ, продавац може издати кредитну фактуру за враћени износ. Ако је клијент незадовољан пруженом услугом, продавац може клијенту издати фактуру кредита. Кредитна фактура смањује износ новца који продавац очекује да ће добити од купца. Продавац смањује своја потраживања за износ кредитне фактуре и повећава поврате продаје и одобрења. Купац смањује своје рачуне за износ кредитне фактуре и смањује вриједност залиха.
Дебитна фактура
Продавци издају фактуре задужења због различитих разлога. Ако купац пропусти рок за попуст за превремену уплату и свеједно одбије попуст, продавац може издати дебитни рачун за износ попуста. Ако продавац препаид терети за терет купца, продавац може издати фактуру задужења за те трошкове превоза. Дебитна фактура повећава износ новца који продавац очекује да ће добити од клијента. Продавац повећава своја потраживања за износ дебитне фактуре и повећава приходе. Купац повећава своје рачуне за износ дебитне фактуре и повећава своје трошкове.
Предности издавања кредитних и дебитних фактура
Кредитне и дебитне фактуре пружају неколико предности и купцу и продавцу. Прво, кредитне и дебитне фактуре пружају папирнату траку за трансакцију. Ова документација омогућава запосленима у предузећу и ревизорима да воде евиденцију и прегледају прошле трансакције. Кредитне и дебитне фактуре такође стварају евиденцију између купца и продавца у вези са финансијским трансакцијама између два ентитета.
Недостаци издавања кредитних и дебитних фактура
Неки недостаци произлазе и из издавања кредитних и дебитних фактура. Свака издата кредитна или дебитна фактура ствара додатне трошкове продавцу. Продавац сноси трошкове папира, трошкове тинте, трошкове поштарине и трошкове рада повезане са израдом фактура. Такође, обиље кредитних и дебитних фактура ствара потенцијал за конфузију и за купца и за продавца као резултат додатне папирологије.
