Вероватно немате потешкоћа да замислите овај сценарио: добијате позив на престижну конференцију на којој бисте имали много могућности да умрежите и проширите пословање свог предузећа. Међутим, сада се суочавате са препреком да наговорите свог шефа да вам дозволи да присуствујете. Оправдавајући трошкови могу изазвати стењање сумрака, али организација и припрема ће вам помоћи да постигнете свој циљ.
Осмислите увјерљив аргумент који ће ваше претпостављене увјерити у нужност дотичног трошка. Убедите своје шефове да морате потрошити тај новац на овај одређени предмет или услугу. Доказати да ће овај трошак довести до високог приноса на инвестиције. Представите што је више могуће пратеће документације да бисте добили своју тачку.
Израчунајте тачан трошак овог трошка и представите износ вашим шефовима. Ваша израчунавања ће вам олакшати размишљање, показујући да сте ово у потпуности размотрили и не планирате да трошите новац. Представљање очекиваних трошкова трошка такође може ублажити страхове да ће планирани издаци бити нечувени. Ако можете да утврдите и трошак не трошења новца на ставку или услугу, направите ове цифре да бисте одвезли свој став.
Попуните све обрасце трошкова по инструкцијама. Већина организација има формални систем за подношење оправдања трошкова. Одељење за рачуноводство ће вероватно захтевати да попуните образац који оправдава цену куповине. Запамтите да не занемарите ниједно поље у документу, јер заборављање на укључивање детаља може узроковати проблеме касније.
Поднесите документацију о свему што се односи на трошак. Менаџери желе да виде тачно где иде новац; пружајући папирни траг, помоћи ћете им да схвате зашто вам је потребно да купите овај артикл или услугу. Укључите сваку потврду или документ који је релевантан за трошак тако да вас нико не може оптужити за злоупотребу.
