Извештај о контактима документује све теме о којима се разговарало током састанака, конференцијских позива и телефонских позива. Један такав примјер извјештаја о контактима користи се приликом прикупљања средстава; он сажима теме које стручњак за развој фонда разматра са потенцијалним донатором. Извештај вам помаже да разјасните било какве неспоразуме или питања о томе које су стране поделиле које информације. Писање извјештаја о контактима може бити тешко и бескорисно, али дугорочно може уштедјети вријеме и смањити фрустрацију.
Питајте сва имена свих на састанку, конференцијском позиву или телефонском позиву. Запишите их на врх свог листа, заједно са датумом и временом када је састанак почео и завршио.
Запишите све важне аспекте састанка, телефонског позива или конференцијског позива.
Откуцајте извештај о контакту који се односи на напомене о састанку. Укључите назив компаније и лице које заступа компанију, као и име друге компаније или њеног представника.
Упишите датум и начин контакта. У пословним случајевима документујте имена свих запослених или људи који су били укључени у састанак; шта се догодило на састанку; ко је шта рекао; које информације су дискутоване и шта је постигнуто; следећа ставка о којој треба да се говори или да ли је све решено; иу првом случају, датум наредног састанка.
Прегледајте извештај о контакту и уверите се да ништа не недостаје. Додајте детаље који недостају.
Пошаљите извештај о контакту, било путем е-маила, факса или поштом.
