Компјутеризовани рачуноводствени системи су постали тако уобичајена појава да једва има смисла замислити савремене алтернативе засноване искључиво на руком писаним књигама и стројевима за додавање старе школе. Али лако је постати претјерано ослоњен на компјутеризирано рачуноводство. Пре него што дубље зароните у технолошка решења, размотрите потенцијалне замке које дозвољавају машини и софтверском програму да чувају све ваше податке и израчунавају битне нумеричке односе.
Квалитет информација
Квалитет информација које пружа компјутеризовани рачуноводствени систем зависи од квалитета информација које уносите. Можете унијети сваку појединачну потврду, потврду и фактуру у КуицкБоокс, али ако нисте поставили свој КуицкБоокс контни план да би тачно одражавали сложеност вашег пословања, ваши напори ће дати само делимичне или неважне информације. На пример, ако ваша фирма ради са више типова налога као што су онлајн продавнице, продавнице цигли и малтера и директна продаја клијентима, ваши рачуноводствени подаци неће бити посебно значајни ако их не пратите одвојено.
Људски елемент
Иако компјутеризовани рачуноводствени системи користе технологију за израчунавање сума и чување информација, ови подаци морају бити унети од стране људи, и ти људи морају бити обучени. Оспособљавање особља за софтверске програме може бити скупо, а знање се мора редовно ажурирати јер се компјутеризирани рачуноводствени системи мијењају, понекад сваке године. Грешке се дешавају у многим фазама криве учења, а компјутеризовани систем са формулама које се надовезују једна на другу вероватно ће чинити наизглед једноставне грешке, чинећи извор проблема још тежим за проналажење.
Трошкови технологије
Практично сваки аспект компјутеризованог рачуноводственог система је скуп. Рачунари су експоненцијално скупљи од књига за папир, а софтвер потребан за ваше рачуноводствене податке додаје додатни трошак који се често мора обнављати или ажурирати годишње. Можда ћете морати да исплатите средства за поправке, или да ангажујете стручњаке за обуку, прилагођени софтвер или да размећете посебно сложене незгоде.
Безбедност и трајност
Компјутеризовани рачуноводствени системи су подложни проблемима сајбер безбедности. Системи засновани на облаку чувају информације ваше компаније на даљину, где се могу хакирати. Ваш систем може бити заражен вирусом који уништава или оштећује информације. Рачунари се такође повремено сруше, тако да ако нисте посебно марљиви у прављењу сигурносних копија датотека, можете изгубити много сати рада. Дакле, иако компјутеризовани рачуноводствени системи организују информације и израђују брзо и ефикасно, они могу створити лажни осећај сигурности. Суштина је у томе што никада не могу у потпуности да се упознају са директним познавањем система или из прве руке са детаљима вашег рада.
