Политике и процедуре, када су написане, пружају руководиоцима и запосленима смернице за поштено, једнообразно, логично и правно поступање према свима у организацији или компанији. Политике утврђују правила, а процедуре обезбјеђују начине на које би се политике требале проводити.
Зашто су потребне политике и процедуре
Политике и процедуре представљају основу за конзистентно понашање без обзира на статус или дужину трајања мандата људи који их спроводе. Они пружају прилику за брже одговоре на питања или забринутости у вези са „шта да радимо“. Зато што они пружају релативну униформност, они омогућавају већу одговорност. Политике и процедуре такође помажу да се осигура правна и правовремена акција.
Петостепени план за њихово креирање
Први корак захтева проучавање било које прошле или садашње политике и процедура. Мудро је погледати шта други раде у овој области да виде шта можда недостаје, поготово ако се ваша организација или компанија значајно разликује. Они који ће бити одговорни за праћење политика и процедура, као и људи на које они утичу, требају бити интервјуисани.
У другом кораку, наоружани најновијим подацима, нове или ревидиране политике и процедуре морају бити формулисане и дистрибуиране. Трећи корак је фаза имплементације. Ако је потребна обука особља, ово је тренутак за њено спровођење. Временом, четврти корак има за циљ да процени оно што је спроведено, тако да се, ако је потребно, могу извршити промене.
Завршни корак, заснован на текућим процјенама политика и процедура и промјенама у окружењу, састоји се од ажурирања како би процес остао актуалан. Нови државни или савезни закони могу бити усвојени или се доносе нови прописи.
Политике и процедуре људских ресурса
Одељење за људске ресурсе је високо на листи за неопходну имплементацију. Запошљавање, запошљавање и отпуштање, ревизија радног учинка особља, време и присуство и одмор су само неке од важних области које морају бити обухваћене. Сигурно је да ће бити забринутости због сексуалног узнемиравања, консултанти и бенефиције.
Остала подручја која могу захтијевати политике и процедуре
Одељења за платни списак, рачуноводство и финансије захтевају политике и процедуре. Инвентар, набавка и куповина; рачунари, интранет и интернет; служба за кориснике, сигурност производа и опозив; сигурност, опоравак од катастрофе; а продаја и маркетинг су свакако додатна подручја којима су потребне политике и процедуре.
Проналажење примера
Бројне комерцијалне и непрофитне компаније на Интернету нуде вам предлошке који имају одговарајући језик у многим областима. Уместо да измишљате точак, има смисла користити нешто што је већ написано као основа за ваше политике и процедуре. То вам штеди вријеме, повећава вјероватноћу да ће важна подручја бити укључена и помоћи ће да се осигура да су законски захтјеви испуњени.
Ако можете добити политике и процедуре организација или компанија које се баве истим предузећем као што је ваше, ово би било од помоћи.
Ниједан извор не треба сматрати потпуно релевантним или поузданим. Што више примјера можете пронаћи, то ће ваше политике и процедуре бити боље.
