Предузећа која одржавају ситне новчане износе за плаћање малих потреба на захтјев, требала би проводити одговарајуће процедуре тестирања ситног готовог новца како би се осигурало да запосленици користе ситну готовину из одговарајућих разлога и на одговарајући начин узимају у обзир ситни новац који се користи. Кад год је то могуће, особа која нема приступ ситној новчаници треба да буде особа одговорна за ревизију ситног новца.
Време ревизије
Ревизије ситних каса треба да се обављају насумично и без обавештења других запослених. Без насумичних ревизија, запослени који “позајмљују” од ситног новца из личних разлога имају времена да врате новац на место прије ревизије средстава.
Тотал Цонтентс
Балансирање ситног новца у кутији или ладици је први корак у ревизији. Укупан износ свих ситних новчаних средстава, плус рачуни за предмете који су коришћени за плаћање готовог новца, треба да буде једнак укупној количини ситне готовине која се држи за употребу. На пример, ако одржавате 500 долара у ситној готовини и имате 150 долара у рачунима за ситне готовинске трошкове, требало би да имате 350 долара у готовини која остаје у траци. Ненаплацени новац или рацуни треба да буду забелезени у извештају ревизије, и сви запослени који имају приступ ситним новцима треба да буду испитани у вези разлике.
Прегледајте Потврде
Свака потврда треба јасно да објасни купљену ставку. Ако купљени артикли нису јасни из саме потврде, ставке треба навести у писаној форми на потврди заједно са свим објашњењима потребним за трошак. Свака купљена јединица треба да представља одговарајућу употребу благајничких средстава и да је одобрава менаџер или надзорник, као што је наведено у правилима ваше компаније. Свако неодговарајуће коришћење ситног новца, као што је за личне ствари, треба да буде наведено у вашем извештају. Свако коришћење ситног новца за покривање нормалних оперативних трошкова треба да буде наведено у вашем извештају и објашњено од стране запослених, тако да можете да утврдите да ли треба да се изврше промене у оперативним процедурама како би се ти трошкови покрили на други начин.
Прегледајте главну књигу
Сваки ситни новчани трошак треба правилно одражавати у главној књизи рачуноводства. Провјерите рачуне за објашњење трошкова и провјерите да ли је трошак књижен на одговарајући рачун трошкова главне књиге.
Проверите ставке које сте купили
Кад год је то могуће, требате питати да видите ставку (предмете) купљену са ситним новцем, посебно у случају не-потрошне робе. Ако запослени користе ситне новчане износе за куповину мале опреме или других потрепштина које се не троше, запослени би требали бити у могућности да вам покажу локацију предмета (а).
