Извјештаји о образложењу препоручују промјене у пословним политикама или процедурама. Они пружају доказе који оправдавају ток акције која решава проблем или побољшава перформансе, на пример. Они често представљају решења која резултирају финансијским уштедама или добицима. Да бисте направили ефикасан извештај, морате да пружите убедљиве аргументе и пратеће доказе који подржавају измене које предлажете.
Користите основни меморандум (То / Фром / Дате / Субјецт) и попуните га. Објасните ко треба да прочита извештај, ко га је написао и шта је садржај.
Напишите уводни одломак који описује проблем или сврху вашег извјештаја. Објасните у неколико реченица које су ваше препоруке и објасните које ће им користи донијети.
Напишите увод у свој извјештај који детаљније описује сврху и значај вашег извјештаја. Укључите релевантне позадинске информације које ће помоћи читаоцу да разуме мотиве и разлоге који стоје иза ваших препорука.
Користите главни део вашег извештаја да бисте објаснили како предлажете да примените своје препоруке. Наведите конкретне детаље о новим процедурама или решењима и ефектима које ће имати. Објасните ко ће бити укључен, шта ће урадити, колико ће то коштати и колико ће то трајати.
Наведите истраживање или методе које сте слиједили како бисте дошли до закључака. Укључите недостатке и проблеме које нове процедуре могу створити, као и користи. Будите прецизни, логично организујте свој материјал и будите поштени; ово ће додати вашу аргументацију.
Завршите свој извештај о оправданости са кратким резимеом својих закључака и препорука. Не уносите нове информације у овој фази; умјесто тога прегледајте главне аргументе у прилог вашим препорукама. Напишите кратак завршни параграф за вашу белешку.
Савети
-
Истакните предности својих препорука и објасните како они превазилазе било какве недостатке. Нека ваше писање буде позитивно. Избегавајте речи као што су можда, можда и можда. Обезбедите равнотежу у вашем извештају тако што ћете расправљати о алтернативним решењима. Ставите препоруку за коју сматрате да је обећавајућа. Будите јасни у вези са корацима за које мислите да би требало да буду предузети у вашим препорукама. Авоид генералитиес; бити јединствен. Уведите сваку препоруку са активним глаголом да бисте додали снагу вашим сугестијама.
