Учешће запослених на састанцима је често важно за слање конзистентних порука радној снази компаније и за цртање нових и креативних идеја од стране особља. Међутим, подстицање запослених да присуствују састанцима и доприносе састанцима, посебно када су они необавезни, није увек лак задатак. Подузимати неке кораке како информирати и подржати запосленике, тако и неке забавне активности које могу бити укључене, могу помоћи у увјеравању. Са досадашњим резултатима успешних састанака, можда ћете открити да ће запослени почети да се добровољно јављају.
Закажите састанак у време када ће већина запослених бити на располагању да присуствују и на локацији која је погодна. Конфликти распоређивања често представљају препреку за присуство на састанцима. Уклањање ове баријере и омогућавање лакшег приступа сајту за састанке елиминише два разлога због којих запослени могу навести да не одлазе на састанак. Ако тема састанка није хитна, распоредите је за споро доба године када запослени нису запослени са клијентима или пројектима. На овај начин ћете бити склонији не само присуству запослених, већ и њиховој пажњи.
Нагласите вредност састанка запосленима и унапред обавестите их о његовој теми. Подијелите детаљан дневни ред свима и истакните точке које траже унос запосленика. Запослени ће бити склонији да присуствују састанку ако знају да ће допринос бити делимично од њих и њихових колега. Укључите као допуну дневног реда све информације које су потребне запосленицима да дају ефективне доприносе.
Изградите историју ефективних састанака на којима запослени уживају и током којих се њихов допринос слушао. Ова историја ће олакшати да се запослени убеде да присуствују састанку у будућности. Слушајте запослене током дискусија и укључите њихове коментаре у записник након састанка. Ако су промене направљене као резултат нечега што је запослени сугерисао, наведите то. Чак и ако се коментари свих запослених не користе касније, признајте опћу природу свих прилога у јавно доступним минутама како би запослени могли видјети да су их чули.
Укључите практичне активности током састанака, тако да ће промена темпа дјеловати као потицај да присуствују. Ако се тренинг понуди на новој верзији софтвера компаније, поставите питања о опћем знању и тривијалности поп-културе током сесије и понудите награде као што су комадићи слаткиша за тачне одговоре. Ако желите да останете на теми, имате учеснике састанка у групама и радите на вежбама које укључују оно што уче. Дајте награде групи која је прва завршила.Будите креативни са играма и активностима како би људи били заинтересовани.
Понудите подстицаје да присуствујете састанцима, као што су грицкалице, чак и награде за врата. Понекад је линија "освежење обезбеђено" у расподељеном дневном реду довољно да се запослени појаве на састанку. За оне којима је потребан додатан притисак, шанса да понесете кућу неке компаније може једноставно урадити трик.
