Већина компанија припрема годишњи пословни план који укључује финансијску прогнозу, названу и буџет компаније. План или буџет је управљачки алат који пружа стратешко усмјерење за компанију. Он показује који су кораци потребни за имплементацију одабраних стратегија - и колико ће ти кораци или акције коштати - и предвиђа приходе и профит који се очекују од њихове имплементације. Када стварни финансијски резултати постану доступни, обично на крају сваког месеца, ови резултати се упоређују са буџетским цифрама у извештајима о поређењу буџета.
Препаратион
Стварне финансијске резултате припрема рачуноводство неке компаније. Буџети се могу припремити и рачуноводством, или може постојати специјализирано одељење за финансијско планирање и анализу које је задужено за припрему буџета. Буџети су дизајнирани тако да буду у истом формату као и мјесечни рачуни, тако да је лакше успоредити стварне резултате са буџетом. Ови системи су обично аутоматизовани, тако да када се унесу буџетске цифре, извештаји о поређењу се аутоматски креирају чим информације о рачуноводству постану доступне.
Вредност
Одступања између буџетираних и стварних података откривају важне информације менаџменту компаније о томе како се пословање обавља. У идеалном случају, буџет је пажљиво припремљен како би био што прецизнији предвиђање онога што ће компанија моћи да постигне у наредној години. Када извештаји о поређењу буџета показују значајне разлике, то значи да су или претпоставке коришћене за припрему буџета биле у грешци, или је пословно окружење промењено од оног што се очекивало. Извештаји о поређењу буџета омогућавају менаџерском тиму да брзо идентификује где се проблеми дешавају.
Анализа и тумачење
У великим компанијама са више одељења и вишеструким одељењима, обим рачуноводствених извештаја може бити огроман, што значи да је обим извештаја о поређењу буџета такође велики. Рачуноводствено или финансијско особље узима ове податке и припрема сумарне извјештаје за више руководство да их прегледа. Ови извјештаји, припремљени сваког мјесеца, укључују наративну расправу о резултатима и анализу разлога за најзначајније разлике. Извештај има графиконе и графиконе који илуструју кључне трендове које топ менаџмент треба да прегледа и дискутује. У случају да су трошкови већи од буџета, аналитичари који су задужени за припрему извјештаја о поређењу буџета много пута морају да се врате на уносе рачуноводственог дневника за тај период да би открили специфичне разлоге за одступања. Анализа варијансе прихода подразумева утврђивање да ли је продаја по јединици била нижа од планиране или је просјечна зарада по јединици била мања од очекиване.
Корективне мере
Након прегледа извјештаја о поређењу буџета, виши менаџмент мора утврдити да ли су одступања довољно значајна да би се подузеле корективне мјере. Једно од питања је да ли су варијације биле једнократни необични догађаји или део понављајућег обрасца. Ако продаја за један производ падне испод буџета за неколико мјесеци, може се направити промјена у маркетиншкој стратегији како би се продаја вратила на прави пут. Алтернативно, мањак прихода може бити посљедица фактора који су изван способности компаније да контролише, као што је опћа економска криза. Одговор у том случају могао би бити смањење буџетских издатака како би се смањио јаз између буџета и стварних резултата у наредним мјесецима.Највише руководство адресира више од буџетских трошкова тако што се састаје са руководиоцима чија су одељења одговорна за одступања и питају се зашто су се догодила.
