Одржавање семинара о одређеној теми може научити људе нешто ново, поновно едуцирати људе о нечему што већ познају и представити напредак у вашој индустрији. Али одржавање семинара може бити скупо. Постоје бројне одлуке које ћете морати донијети како бисте знали колико новаца буџет за ваш семинар и низ фактора који ће утјецати на укупне трошкове.
Ставке које су вам потребне
-
Буџет семинара
-
Процена учесника
-
Списак продаваца
-
Претходни план буџета семинара
Почните са израдом плана буџета за ваш семинар тако што ћете одредити колико новца ћете потрошити на њега. Ако је ваша организација додијелила одређени износ за догађај, морате знати шта је то. Ако планирате да наплаћујете за семинар у нади да ћете прекинути чак и ви ћете одредити колико ћете наплатити на основу броја очекиваних учесника и укупне пројектоване цене догађаја.
Утврдите укупне трошкове догађаја тако што ћете направити листу ставки које су потребне за одржавање семинара. Укључите ствари као што су трошкови изнајмљивања објекта ако немате слободног простора, трошкове изнајмљивања аудио-визуелне опреме за презентаторе, трошкове презентера ако се плаћају, трошкове штампаних материјала и оловака и трошкове изнајмљивања столова и столица ако планирате да то учините.
Затражите план буџета са претходног семинара који је ваша организација одржала да бисте добили идеју о томе колико је плаћена за сваку од ових ставки. Такође ћете желети да добијете листу препоручених добављача које је ваша организација користила у прошлости. Ако ваша организација не може препоручити ниједног добављача, обратите се својој локалној трговинској комори или другим организацијама с којима имате добре односе и питајте их могу ли препоручити добављаче. Позовите продавце које планирате да користите и затражите процене на основу броја учесника које планирате да имате на семинару.
Пратите процене добављача тако што ћете креирати образац на рачунару. Направите одјељак за сваку ставку која вам је потребна. На пример, направите одељак означен као "аудио-визуелни" и откуцајте компанију и приближну цену. Ако добијете цитате од две компаније, укључите их обоје и њихове цене. Учините ово за сваку ставку на листи и укупне износе. Ако имате различите цијене од сличних добављача, почните са додавањем количине добављача коју желите и пребаците се на јефтинијег добављача ако ваша укупна количина заврши превише скупо.
Упоредите укупну пројектовану цену вашег семинара са износом који је ваша компанија предвидела да види да ли је прихватљива. Ако је трошак превелик, размислите о наплати учесницима да присуствују семинару. Подијелите трошкове семинара, или трошкове семинара изван буџета, са бројем очекиваних учесника како бисте утврдили колико бисте требали наплатити људима.
