Један од најпоузданијих начина да се одреди колико добро послује предузеће је коришћење извештаја о посети. Да ли ваше спољне операције раде како треба? Да ли ваша предшколска установа или установа за збрињавање вуче код и спремни за лиценцирање? Пишући свеобухватни извјештај о посјети, можете одредити да ли се испуњава широк спектар пословних циљева. Извјештаји о посјетама, који се понекад називају извјештаји о путовањима, одличан су начин да сазнате да ли се ваши пословни стандарди проводе на лицу мјеста на начин који сте планирали.
Форматирајте извештај
Извештаји о посети су пословни документи. У зависности од организације или индустрије, извештај може да следи меморандум или пословни шаблон. Уопштено, изаберите формат белешке ако извештај о посети иде групи интерних чланова руководства. Изаберите формалнији образац пословног извештаја ако ће извештај о посети бити достављен спољним изворима. Користите стандардно пословно форматирање које укључује професионалне фонтове типа Тимес Нев Роман или Ариал. Одржавајте маргине од 1 инча.
Наведите циљеве
Објасните разлог посјете. Циљеви укључују учесталост посјете, заједно с примарним мјерењима или подручјима прегледа. На пример, посета може бити прва у низу од четири која се спроводи у току једне године како би се размотрила примена нових политика или производних метрика. Јасно наведите шта сте тражили у посјети, укључујући претходне посјете, препоруке или планове дјеловања.
Пример:
Овај извештај треба да утврди да ли је Плаинвиев школа испунила све услове за лиценцирање дневне неге после школе.
Разговарајте о повратним информацијама и кључним увидима
Обратите пажњу на идентитет кључних особа интервјуисаних током посјете. Посете могу укључивати састанке са кључним руководећим особљем на локацији, као што су руководиоци или директори операција. Такође је уобичајена пракса да се састају са особама нижег нивоа које су боље упознати са процесима пословања.
Пример:
Интервјуисане особе су биле Сарах Винтерс, директор школе, школска сестра Емили Тхорн, Рицк Марден, учитељ основне школе и Царол Хатхаваи, нутрициониста и дијететичар.
Разговарајте о кључним повратним информацијама које дају руководство и особље. Није неопходно цитирати оне интервјуисане, већ умјесто тога тражити кључне увиде и заједничке области од интереса. Укључите све стандардизоване анкете које су кориштене или одређени низ питања постављених током посјете.
Листа кључних увида и запажања
Запажања се заснивају на ономе што се особно види, а не на основу интервјуа. На пример, посетиоци би могли визуелно да примећују да операција изгледа има превише радника који нису заузети. Све од чистоће до опште организације је предмет посматрања. Укључите ове увиде у извештај о посети.
Пример:
Током посјете, ручак је укључивао избор поврћа и воћа, али није било алтернативе за оне са посебним прехрамбеним потребама.
Суммаризе Цонцлусионс
Утврдите да ли организација испуњава циљеве на основу достављених повратних информација и запажања. Користите детаље и квантитативне информације гдје је то могуће како бисте подржали закључке. На пример, ако је циљ посете новој фабрици да се утврди да ли је у првом кварталу било 60% запослених, обезбедите стварне бројеве људских ресурса са прометом, постојеће напоре за регрутовање и одељења где постоје недостаци.
Обезбедите будуће акционе планове
Наведите када су планиране будуће посјете, ако их има, и да ли су оне унапријед одређене или резултат недавне посјете. На пример, ово је можда била трећа годишња посета на кварталном распореду. Дати препоруке за побољшања. Ако су одређени акциони планови дефинисани, наведите их детаљно. Ово обезбеђује метричку успешност за следећу посету.
