Формална пословна писма захтијевају посебан протокол без обзира на намјеру писма. У већини случајева, пословно писмо треба бити сажето и кратко, обично се уклапа на једну страницу. Иако треба користити јасан, формални стил писања, постоји неколико случајева у којима је употреба скраћеница прикладна за уштеду простора и времена.
Префикси и почасти
Очекује се да ће и префикси и почасти бити скраћени у поздраву и другдје у писму. На пример, пословно писмо би почело са "Драги господине Јохнс", а не са "Драги Господине Јохнс". Множине свих префикса и поштовања су такође скраћене, као што су "Мессрс" за више мушких прималаца и "Мсес" за више женских прималаца.
Имена компанија
И заглавље и "унутрашња адреса" ће садржати имена компанија - пошиљаоца и примаоца. Можда није прикладно да се скрати било који део назива компаније, осим ако је име компаније регистровано кратицом. На пример, ако је компанија регистрована као "Моттс, Инц.", можете да користите "Инц." на унутрашњој адреси без изричаја "Инцорпоратед". Исто тако, немојте замијенити "&" за "и" осим ако није дио имена твртке.
Адресе
За разлику од предње стране омотнице, стање треба бити написано када је дио вашег заглавља, заглавља или унутарње адресе. На пример, ако се компанија примаоца налази у Сеаттлеу, унутрашња адреса би гласила "Сеаттле, Васхингтон 98101".
Често коришћене скраћенице
Постскрипт, који је додатна изјава након затварања писма, увек се изражава скраћеницом "П.С." Ако сте заједно са својим писмом укључили и додатне документе, прихватљиво је да их наведете или тако што ћете написати "Прилози", а затим и број докумената или скратити "Енц." испод вашег потписа. РСВП је прихватљива скраћеница када затражите да прималац одговори на ваше писмо.
Топицс анд Типистс
Предмет пословног писма може бити наведен испод датума са скраћеницом "Ре" за "Регардинг", након чега слиједи кратка изјава о теми. Ако је писмо потписано у име неког другог, скраћеница "п.п." могу се користити. На пример, ако секретарица пише писмо у име свог послодавца, дактилограф може потписати писмо и пратити потпис са "п.п." и додати име њеног послодавца. Тхе "п.п." означава латински израз "по прокурсу". Скраћеница "цц" традиционално означава "копију", али може значити и "копија љубазности". У оба случаја, то значи да је послано више копија писма и имена људи којима су ти примерци послани.
