Пословни меморандум, или меморандум, један је од најједноставнијих начина информисања колега и чланова особља о предстојећем састанку. Ефективно обавештење о састанку ће пружити основне информације о састанку на јасан, концизан и професионалан начин.
Пертинент Информатион
- Пратите општи формат од четири тачке за наслов, који треба да садржи До, Од, Датум и Субјецт у циркулару за састанак вашег особља _._ Поље “Да” треба да обухвати све који су позвани на састанак. "Од" ће приказати ваше име и назив посла. Датум обавештења на дан када се дистрибуира. Пишите шта је меморандум у пољу "Предмет", као што је "Састанак менаџера 15. августа 2019."
- Наведите сврху састанка у уводном параграфу заједно са свим основним релевантним информацијама, укључујући време и локацију. На пример, „Сврха састанка је да се размотри ревидирани план подстицаја за запослене. Састанак ће почети у 15 сати. у главној сали за састанке и траје један сат. Сви менаџери и супервизори су обавезни да присуствују. "
- Наведите резиме онога што ће бити покривено током састанка у тијелу дописа. Чувајте информацију, ако је могуће; оставити детаље да се расправља на самом састанку. На пример: „Као резултат ваших повратних информација, компанија ће 1. јула 2019. године спроводити ревидирани план подстицаја за запослене. Нови план ће награђивати продајне тимове, а не само појединце када испуне своје мјесечне и кварталне циљеве. Препознајемо корист нашег продајног особља које ради у тимовима и надамо се да ћемо подржати овај тренд уз финансијске подстицаје. ”
Савети
-
Све информације у обавештењу треба да буду релевантне за састанак. Избегавајте укључивање информација које се односе на питања везана за компанију која неће бити разматрана на састанку.
Пре састанка
- Обавестите примаоце обавештења ако треба да се припреме на било који начин или прочитати материјале прије доласка на састанак. Један примјер би могао бити: “Свако од вас ће добити е-маил ревидиран формат и политике плана потицаја до краја дана. Молимо вас да прегледате документе унапред како бисте били спремни да разговарате о садржају и затражите појашњење где је то потребно."
- Кажите позванима када ће се распоред састанка расподијелити. На пример: "Дистрибуират ћу дневни ред путем е-поште најмање 24 сата прије састанка. Молимо вас да прегледате дневни ред по пријему."
- Замолите позвани да вас одмах обавесте ако не могу да присуствују састанку, тако да можете да одредите време за преглед информација са њима. Чак и ако шаљете обавезан записник о састанку, неки запослени или позвани могу бити на одмору или изван града на послу који се односи на посао.
Савети
-
Дозволите позванима да знају да ли сте вољни да одговорите на питања о теми састанка унапред или ако сва појашњења треба да буду адресирана на самом састанку. Наведите телефонски број контакта или адресу е-поште ако унапријед поставите питања.
