Правилна припрема комерцијалних фактура повећава вјероватноћу да ће Ваше пословање бити плаћено за своје производе или услуге на вријеме. Свеобухватан приступ фактурисању може вам помоћи да одржите боље евиденције и одржите буџет на правом путу.
Креирајте стандардизовани образац
Направите шаблон комерцијалне фактуре који садржи категорије за све релевантне информације. Образац за попуњавање треба да садржи заглавље или лого компаније и контактне информације, укључујући бројеве телефона и факса и адресе е-поште и веб-локација. Укључите спотове како бисте попунили датум поруџбине и датум фактуре, име продавца или број кода и број лиценце извођача или порески идентификатор, ако је применљиво. Направите колоне које вам омогућавају да попуните количине, описе и цене за продате артикле и ставку за додавање пореза на промет и израчунавање укупног износа. Оставите простор за ноте.
Бити јединствен
Приликом специфицирања услуга или артикала који се продају, будите специфични. Укључите бројеве делова, референтне кодове или описе који вама и вашем купцу јасно дају до знања која је фактура референца. Разделите сатни рад и укључите описе извршених услуга. Ово вам помаже да пратите инвентар и радни производ и омогућава клијенту да види детаљан списак онога за шта се наплаћује. У случају спора, рачун може разјаснити неспоразуме и помоћи вам да избегнете кашњења у плаћању. Ако је у трансакцији укључен број наруџбенице или ауторизациони код купца, укључите и то.
Отићи онлине
Направите електронску верзију своје комерцијалне фактуре како би процеси наплате били бржи и ефикаснији. Фактуре које се електронски генеришу и шаљу путем е-поште такође се могу ефикасно пратити, посебно ако затражите „потврду читања“ да бисте пратили када је прималац примио и отворио документ. Тиме се избегавају потенцијалне тврдње да се рачун губи у пошти. Ако издајете фактуре на папиру, укључите коверту за плаћање поштарине како бисте подстакли промптно плаћање.
Обезбедите опције плаћања
На фактури примите биљешку када је плаћање доспјело и наведите казне или накнаде за закашњела плаћања. Укључите упутства за плаћање фактуре, као што су онлине опције, корпоративни чек, благајнички чек, уплатница или корпоративна кредитна картица. Наведите директни број Вашег рачуноводственог одељења у случају да клијент жели извршити уплату у облику банковног трансфера или дебитне картице путем телефона.
