Без папира је важан корак за посао који жели да учествује у зеленом животу. ЕПА процјењује да Американци годишње користе око 99 милиона тона папира, а папир чини 34 посто отпада у овој земљи. Ако шаљете рачуне и друге комуникације својим клијентима редовно путем поште, морате их унапријед обавијестити о својој намјери да идете без папира.
Разјасните и идентификујте свој временски распоред за без папира, као и све захтјеве које клијент мора испунити да би примао рачуне за папир. На пример, у многим случајевима ћете можда морати да добијете дозволу клијента да престанете да шаљете папирне извештаје поштом пре него што га пребаците на наплату без папира.
Промените своје услове споразума као неопходне да бисте укључили ажурирање о наплати без папира. Укључите информације о томе да ли је она опционална или потребна за клијенте који иду напред.
Направите поруку са јасним упутствима о томе како клијент може да потврди примање ваших информација у вези са наплатом без папира. На пример, поред обавештења о активном датуму за наплату без папира, можете укључити и веб локацију или телефонску линију за „укључивање“.
Укључите обавештење у вези ваше одлуке да одете без папира у одељак са порукама ваших последњих новчаница за купца. Означите подручје у боји или фонту који се издваја да бисте привукли његову пажњу. Обавезно укључите и ажуриране термине са овим поштом.
Пошаљите посебну разгледницу „подсјетника“ клијентима која садржи поруку о вашој намјери да престанете слати папирне рачуне.
Пошаљите е-поруку на листу клијената да бисте их обавестили о одлуци о плаћању без папира. У овом случају, можете директно повезати клијента са Вашом веб страницом како би се одлучили за избор ако је потребно.
Савети
-
Објасните неке од предности без папира у комуникацији са клијентом.
Консултујте се са адвокатом пре него што пређете на наплату без папира да бисте били сигурни да поштујете све државне и федералне законе.
