Предузеће се удружује тако што подноси образовни документ у складу са државним законом, обично у канцеларији државног секретара у којој посао жели да буде лоциран. Овај формативни документ се назива оснивачким актом у већини држава, али је познат и као сертификат о оснивању или повеља у одређеним државама са историјом употребе различите терминологије. Посао се сматра инкорпорираним од тренутка када државна канцеларија прихвати подношење и стави печат или печат државе на документ, додељујући овлашћење за рад у држави. Ознака државе на оснивачком акту је званични доказ о оснивању, наводећи тачан датум када је држава прихватила подношење, а корпорација је настала као признати ентитет.Држава води евиденцију о поднесцима и доставља овјерене копије и потврде на захтјев како би увјерила јавност да је корпорација регистрована у држави и да је у добром стању.
Филинг Рецеипт
Након подношења оснивачког акта држави, предузеће ће примити потврду о пријему поштом. Осим ако пословни налози (и плаћају) овјерену копију чланака у вријеме подношења документације, рачун може бити једина ставка коју је држава вратила како би потврдила да је поднесак прихваћен. Потврда о подношењу треба да се чува у корпоративној евиденцији предузећа. У многим случајевима, означавање оригиналне потврде о упису заједно са обичном (нецертификованом) копијом оснивачког акта је довољан доказ о оснивању, ублажавајући потребу за плаћањем оверених копија чланака сваки пут када корпорација треба да достави званичну документацију.
Копија Статута
Оснивачки акти су јавни документ. Све државе имају базу података са сликом поднесака, а већина држава чини ову базу доступном преко Интернета. Сваки члан јавности може приступити бази података, а ако је ова могућност доступна, преузмите копију оснивачког акта који је поднесен држави (иначе особа може позвати државну службу да наручи копију).
Ово преузимање ће имати ознаку државе и насловни лист који ће назначити датум када је корпорација регистрована, али ће бити само копија. Ова верзија, заједно са признаницом, може се сматрати довољним доказом о оснивању за отварање банковног рачуна, али вјероватно не би била довољна да задовољи захтјеве дубинске анализе за захтјев за кредит. Најбоље рјешење је имати барем једну овјерену копију оснивачког акта у књизи пословних књига.
Захтјев за овјерену копију се лако подноси приликом подношења пријаве уз плаћање додатне накнаде и резултира враћањем признанице и копије предмета с оригиналном државном маркицом или подигнутим печатом. Овјерена копија чланака може се добити у било које вријеме након подношења писаног захтјева и уплате накнаде.
Сертификат о оснивању
Неколико држава (попут Мисурија, Новог Мексика и Грузије) издаје оно што називају "потврда о оснивању" једном када компанија поднесе свој статут. У неким случајевима постоји накнада која се процјењује у тренутку подношења цертификата. У тим државама, када се тражи доказ о оснивању, оригинални сертификат о оснивању је једини прихватљив доказ. Ако предузеће има печатирану или оверену копију чланака, али не и потврду, посао ће вероватно наићи на проблеме. Подузеће може поднијети захтјев државе за дупликатом цертификата уз плаћање накнаде.
Уверење о добром стању
Други прихватљив доказ о оснивању који може да заузме место оверене копије чланака је потврда о добром стању. Ово је документ који издаје држава и потврђује да је предузеће регистровано са државом од одређеног датума и тренутно је активно и ажурирано о свим потребним државним поднесцима. Овај цертификат се такође ставља под печат. Може се наручити од државе у било које вријеме, обично уз плаћање накнаде.
Пословање
Држава контролише инкорпорацију и једини је ентитет који дефинитивно може да утврди када је корпорација регистрована у држави и да ли је тренутно овлашћена да послује. Међутим, од оснивачког акта није потребно ажурирати најновије информације о томе ко контролише корпорацију и да ли функционише у складу са планом. Често, када се тражи доказ о оснивању, значење се проширује тако да укључује и доказ о власништву, доказ о раду, доказ о адреси или доказ о овлашћеном потписнику.
Дакле, док је сертификовани чланак или потврда о добром стању технички доказ о оснивању, од предузећа се може тражити да достави и копију својих подзаконских аката, записника са састанака одбора, овлашћења корпоративне резолуције да предузме одређену акцију или рачун за комуналне услуге успоставити адресу или друге ствари које потврђују њен ауторитет и намјеру да послују у држави.
