Када водите састанак клуба, истовремено комуницирате са свим члановима клуба, планирате будуће активности у клубу и доносите важне одлуке. Да бисте ефикасно водили састанак, морате бити организовани и имати план. Фасилитатор састанка одржава ред током састанка док се бави свим темама на дневном реду састанка.
Припремите се унапријед. Одлучите који су ваши циљеви за састанак и формирајте конкретан план акције за постизање тих циљева. Направите листу тема које ћете адресирати и направите копије ове листе за дистрибуцију члановима клуба.
Створите привлачну атмосферу. Освежите се прије састанка и покрените мекану музику док чланови клуба улазе у простор за састанке. Ово ће створити атмосферу која охрабрује чланове да се опусте и друже прије почетка састанка.
Почни на време. Направите најаву пет минута пре него што планирате да почнете. Као што чланови клуба налазе седишта, предајте копије дневног реда састанка. То омогућава члановима клуба да прегледају дневни ред док се припремате за почетак.
Увести нове чланове клуба. Сесије ледоломаца су најбољи начин за увођење нових чланова. Реците им гдје су одрасли, гдје су ишли у школу и зашто су се одлучили придружити вашем клубу.
Прегледајте записник са претходног састанка. Ово подсјећа чланове клуба на акције које су подузете током посљедњег састанка и даје новим члановима боље разумијевање тренутних тема састанка.
Останите на задатку. Увек пратите дневни ред састанка. Ако неко жели да разговара о некој теми која није на вашем дневном реду, напишите тему на посебном листу папира и размотрите је током следећег састанка.
Дајте времена за питања и одговоре. Чланови клуба ће вероватно имати питања, зато будите спремни да одговорите на њих. Замолите оне који имају питања да подигну руку и позову сваког члана појединачно. Ово је такође добар тренутак за подстицање чланова клуба да дају предлоге за будуће састанке.
Заврши на време. Имати одређено вријеме завршетка помаже одржавању фацилитатора на путу. Ако чланови клуба имају додатна питања или недоумице, позовите их да разговарају са вама након завршетка састанка.
