Уредне столне столице и уредне фиоке стола само огребу површину што значи добра организација. Уместо тога, организовање ваших запослених често значи да идете иза сцене и да се бавите организацијом канцеларије изнутра. То може значити и укључивање креативног размишљања, као и традиционалних и очигледних мјера, у вашем приступу организовању запослених.
Стоп Мултитаскинг
Иако се чини да је мултитаскинг добар начин да се уради више посла, рад на више задатака одједном смањује продуктивност и омета ваше покушаје да се запослени организују. Према Америчкој асоцијацији за управљање, нето пад продуктивности може бити чак 75 посто. Успоставите јасно правило које захтева од ваших запослених да приоритете у активностима и задацима, и прво раде на задатку или активности највишег приоритета. Ово не само да побољшава продуктивност и смањује стрес, већ резултира и бољим организованим радним током.
Постављање спремишта информација
Идентификујте и поставите централну локацију, као што је оквир за апликације заснован на Вебу или заједнички мрежни погон, за чување образаца, шаблона докумената, копија смерница компаније и свих других информација које запослени деле или често приступају. Постојање једне локације за похрањивање уобичајених информација олакшава приступ и помаже организирати све. На исти начин, централни, заједнички календар компаније или одељења информише све о томе шта се дешава и помаже запосленима у креирању дневних и недељних планова.
Састанци и комуникације
Поставите јасна очекивања, делегирајте задатке и унапред обавестите о променама када је то могуће. Дозволити запосленима да знају шта очекујете и на чему желите да раде, омогућава унапред планирање и бољу организацију. Одржавати седмичне или мјесечне индивидуалне и групне састанке ради процјене напретка у испуњавању заданих циљева.Директна адреса директне организације кроз радионице, представљене говорнике и рад са запосленима који се боре да побољшају своје организационе способности. Охрабрите узимање биљешки током састанака да бисте смањили шансу да ће заборављивост утицати на добру организацију.
Дозволите време за планирање
Потребно је да запослени издвоје 15 минута за планирање на крају сваког дана. Сваког петка поподне укључите додатних 15 минута да прегледате распоред за наредну недељу и припремите се за предстојећу недељу. Помажући запосленима да побољшају своје вјештине планирања, побољшава се организација тако што им се омогућује да унапријед припреме материјале или информације. Предстојеће планирање такође може помоћи запосленима да виде где би могли покушати да се превише уклопе у радни дан, што указује на потребу за поновним приоритетима дневних циљева или тражење помоћи.
