Процедуре за контролу докумената су критичне за обраду рачуна који се плаћају. Они ће вам помоћи да на исправан начин евидентирате све рачуне који се плаћају у рачуноводствену главну књигу и правовремено обрадите плаћања за рачуне. Писана процедура за обраду обавеза према добављачима помаже да се ублаже грешке у обради и да се избјегну кашњења у плаћању на вријеме.
Датум-Печат фактуре
Особа која је одговорна за отварање дневне поште треба датум-печати сваку фактуру коју је примила са датумом текућег дана. Дате-стампинг вам омогућава да пратите колико је времена потребно за плаћање фактуре у вашој компанији. Особа датум-печат на фактурама треба да примети све значајне временске разлике између датума издавања фактуре и примљеног датума. Фактуре које се шаљу недељама након генерације, можда ће бити потребно брзо проћи кроз процес плаћања рачуна како би се избјегли касни трошкови.
Кодирајте фактуру
Запослени одговоран за креирање или управљање трошковима пише код за одговарајући рачун главне књиге на рачуну и успоређује фактуру са преосталим буџетом за тај рачун трошкова. Ако се рачун главне књиге прекорачи по буџетском износу након обраде фактуре, запослени треба да укључи објашњење за прековремени износ на рачуну.
Набавите одобрење фактуре
Менаџери су одговорни за преглед и одобравање свих фактура за плаћање рачуна који спадају у њихову област контроле. Менаџер прегледава кодирање на фактури за тачност и свако објашњење буџетског вишка за темељитост. Менаџер затим иницијализује и даје датум рачуна, тако да рачуновођа зна да је менаџер одобрио фактуру за плаћање.
Припремите чек
Рачуновођа прегледа фактуру како би осигурао да су на рачуну укључена одговарајућа одобрења и објашњења за неплаћене трошкове. Рачуновођа такође двоструко проверава кодирање на фактури и доводи у питање било какво кодирање које изгледа као грешка. Када је рачуновођа задовољан одобрењем и шифрирањем фактуре, он припрема чек за плаћање.
Пословне провере би требало да садрже два контролна оклопа: контролни стуб за издаваоца и контролни стуб за примаоца. Потврда о провјери треба да садржи датум фактуре, број фактуре и број пословног рачуна, ако је продавац додијелио један рачун. Чек за провјеру издавача може укључивати кодирање главне књиге ако се жели. Направите копију фактуре за ваше сопствене записе и спајајте чип издавача за провјеру на врх фактуре. Поднесите копију фактуре како бисте подржали трошак у случају ревизије или рачуноводственог истраживања.
