Ин-ситу инвентар, или ЈИТ, је процес дизајниран да смањи пословне инвестиције у инвентар, чиме се ослобађају средства за улагање у друге дијелове компаније, као што су радна снага или инфраструктура. Компаније носе смањене количине сировина, ослањајући се на софистицирани рачуноводствени систем који предвиђа будуће потребе за инвентаром и наручује их прије него што је потребно. Испоруке су мање, али чешће, стварајући малу залиху свежих залиха. Циљ овог система је да се компоненте испоруче у објекат непосредно пре него што буду потребне, а не да се држи велики инвентар делова или састојака. Са мање новца везаног за материјале у складиштима, компаније су слободне да се лакше побољшају или прошире.
Постоје бројне предности и недостаци система за инвентаризацију на време. На плус страни, обртни капитал није везан, постоји мања вјероватноћа да ће залиха постати застарјела у складишту и лакше је мијењати производне наруџбе зато што је тако мали производ на располагању за пролаз. Међутим, није све позитивно. Чак и уз значајне уштеде у цијелој компанији, може постојати довољно недостатака ЈИТ-а како би било који власник твртке озбиљно погледао процес.
Недостаци залиха само у времену
У системима инвентаризације у тренутку, компаније наручују најнижи износ инвентара да би се остварио до следећег датума испоруке. Ресторан који користи овај систем на двонедељном распореду испоруке би наручио само довољно хране да би трајало просјечно четири дана пословања. Већина ових система се заснива на подацима о поређењу из претходне године и претпостављају да ће пословање остати релативно статично из године у годину. Ако главни конкурент ресторана изненада напусти посао, може се видети нагли пораст прихода који није унапред планиран. Као резултат тога, на полицама можда нема довољно хране да траје до недеље. Проналажење алтернативних извора за хитне залихе хране може бити немогуће или, у најбољем случају, врло скупо.
С друге стране, изненадни и неочекивани пад бизниса може значити вишак састојака на полицама, који би се могли покварити прије употребе. Са аутоматизованим системом, то може бити два или три циклуса залиха пре него што власник предузећа може да прилагоди количину производа који долази. Ово такође поставља проблем за следећу годину, пошто ће систем поново очекивати пад пословања и вероватно неће наручити довољно састојака за недељу дана.
Тешкоћа са изненађењем Ектра Бусинесс
Један од највећих недостатака у пословању је недостатак флексибилности када је у питању добра срећа. У већини предузећа, клијент који долази и жели да наручи велику количину производа је добра ствар. За компанију за мајице са новим школским рачуном, то може значити да нови клијент чека дуже него што жели да би добио комплетан налог. Мала предузећа не могу себи приуштити да одбијају падове, али може бити готово немогуће наћи довољно сировина у кратком року како би се побринули за профитабилне нове купце.
Ово се може ријешити на један од два начина. У првом случају, нови купци могу добити жељену наруџбу, али ће морати још дуго чекати да је добију због недостатка инвентара. У зависности од врсте кошуље коју желе, може бити потребно неколико недеља да се пронађе довољно довољно материјала да задовољи нове клијенте. С друге стране, ако власник продавнице мајица успе да пронађе спремну понуду основних кошуља које ће задовољити купца, вероватно је да ће они коштати више новца него што ће нормални добављач у продавници наплатити. Неочекивани купац заправо може да заврши са трошком новца компаније тако што ће смањити профитну маржу на готово ништа.
Потребно је више планирања и обуке
Многа мала предузећа ручно наручују инвентар и материјале користећи папир и оловку, барем на почетку. Чак и они који су довољно велики да би требали или желе програм компјутерског инвентара, то чине једноставним апликацијама. У већини случајева, довољно је неколико пута мјесечно пописати инвентар, само да би пратили шта ће вам бити потребно. У тим случајевима, инвентар је једноставан процес и може се лако подучити сваком запосленом у кратком временском периоду.
Са системом инвентара ЈИТ-а, читав процес инвентаризације је сложенији. Запослени морају бити обучени да веома детаљно попуњавају инвентар. Тачност је пресудна јер се цијели систем наручивања за компанију темељи на тим бројевима. Запослени ће морати да науче да користе разрађене рачунарске системе, што може бити изазов за оне који нису упознати са рачунарима инсталираним у канцеларији. Да бисте обучили и задржали запослене који могу да обављају ове задатке на залихама, можда ћете морати да повећате трошкове рада. Поред тога, мораћете да пронађете добављаче који су вољни да раде са вама тако што ћете испоручивати робу више пута сваке недеље без додавања прекомерних трошкова испоруке за сваку наруџбину. Такође је паметна пракса да се створе односи са мањим добављачима за хитне залихе у случају прекида у процесу инвентара / испоруке.
Чврст ланац снабдевања значи мање контроле
Већина власника малих предузећа је поносна на своју способност да се окрену и брзо промене ствари када економске силе око њих то захтевају. Са системима инвентаризације на време, много је теже то урадити. Пекара у сусједству опћенито ће знати када ће се догодити локалне прославе и наређивати у складу с тим. Али ако пекар сазна да нови планер вјенчања тражи хитну помоћ за фенси колаче, она има мале шансе да се појача и допре до посла.
Чак и ако успе да добије наруџбину за колаче, ако је пекарски снабдевач сребреним украсима за колаче на залихама, има мање опција да понуди потенцијалном новом купцу. Било какав поремећај у ланцу снабдевања било где у систему ће на крају утицати на дно малог бизниса користећи овај систем. Са мање опција које могу понудити корисницима и мање могућности за промјену пословних планова у кратком року, инвентар праведног времена може смањити могућности које би иначе могле расти у малом бизнису.
Проблеми са природним катастрофама
Торнади, урагани, поплаве и друге природне катастрофе могу имати огроман утицај на било који посао, као и грађански немири или полицијске акције. Разлика са системима инвентаризације у тренутку је да се ефекат може осетити много оштрије. Опасност није само оно што се дешава када се хитне ситуације појаве у близини бизниса, већ и када се догоде у другим областима у којима је добављач бизниса случај.
Локални кафић који користи наручивање ЈИТ-а ће обично држати довољно пасуља за три до четири дана просјечне продаје. Они могу зарадити додатну дневну залиху, али не више од тога. Ако је њихов роастер, који се налази у следећем стању, погођен торнадом или ватром, власник кафића ће имати мало времена да се откуца и пронађе новог добављача комерцијалних зрна. Ако су његови купци навикли на одређену мешавину власничких мешавина, он можда неће моћи да држи своја врата отворена више од неколико дана пре него што понестане залиха.
Потреба за већим ИТ инвестицијама
Системи инвентаризације на време су толико сложени да их је практично немогуће користити без рачунара и наменских програма. Компанијама ће бити потребно праћење залиха, креирање налога, предвиђање продаје и низ других програма како би овај систем функционирао исправно. То значи велику инвестицију у хардвер и софтвер, као и време обуке за руководство и запослене. Ту ће бити додатни трошкови рада, додатне надзорне дужности и више времена потребног за унос података.
Када се сви ови системи инсталирају и људи буду обучени, цијела компанија се сада ослања на компјутерски систем да ради беспријекорно. У већини случајева они то раде, али проблеми се јављају. То је разлог зашто ИТ одељења постоје. Свако пословање са ЈИТ системом мора имати однос са ИТ професионалцем који је упознат са хардвером који је инсталиран, као и са познавањем професионалаца који раде у компанији ЈИТ. Ниједна компанија не може себи да приушти да систем за инвентар не ради данима, без обзира да ли је то због грешке у софтверу или грешке у рачунару. Хитна поправка може бити скупа и можда неће бити доступна чак и ноћу или празницима. Паметни власници бизниса креирају резервни план за хитне случајеве, али они су у најбољем случају привремени прекиди.
Потребно ослањање на једног добављача
Успостављање система ЈИТ-а захтева стварање односа са главним добављачима који ће испоручивати недељне сировине које су пословне потребе. Иако ове пословне везе могу бити од користи за било коју компанију, постоје и мане овог аранжмана.
Власник пицерије која се ослања на једну компанију за снабдијевање рестораном има предност што зна колико ће платити за пеперони и брашно сваке седмице, што олакшава контролу трошкова хране. С друге стране, она је ограничена у својој способности да се осврне на конкуренте свог добављача да види које цене они нуде за исте производе. Ако добављач у граду понуди пеперони за пола цене те недеље, она не може једноставно да наручи једну наруџбину пре него што се врати свом сталном снабдевачу. Она може да промени добављаче, али нема начина да се једноставно купује да би се пронашле најбоље цене сваке недеље.
Исти проблем се дешава ако добављач одлучи да подигне цене. Власник пицерије је заглавио плаћањем виших цијена док не пронађе сличног добављача који нуди повољније цијене и који је спреман радити с њом на распореду наручивања. У сваком случају, ЈИТ инвентар озбиљно смањује способност власника предузећа да на вријеме пронађе најбољу цијену за сировине.
Проблеми са задовољством корисника
Када праведни системи инвентара раде, они добро раде. Међутим, када се ови системи покваре, предузећа могу патити на више фронтова. Недостатак инвентара значи губитак посла, али то је само тренутни ефекат. Незадовољни клијенти који не могу да добију оно што желе или који морају да чекају дуже него што је то уобичајено да испуне своје налоге, прави су проблем у данашњем пословном окружењу.
Интернет има огроман утицај на скоро сваки мали бизнис, а незадовољни клијенти имају већу моћ да повриједе пословање него икада раније. Сајтови за преглед, као што су Иелп и Фацебоок, Твиттер и други сајтови друштвених медија, дају корисницима глас који никада раније нису имали. Један лош преглед, ако је написан у забавном или шокантном стилу, може бити довољан да озбиљно повриједи било који мали бизнис данас. Прегледи виралног бизниса су ствари интернет легенде, а неке се понављају годинама. У доба када сваки клијент има моћ да затвори посао ако је довољно мотивисан, власници бизниса иду изнад и даље да би били срећни. Одржавање довољно залиха на залихама како би се задовољили купци могу бити велики дио ове стратегије.
