Одржавање информисаности ваших супервизора, колега и подређених је од суштинског значаја за уредно пословање. Иако се свакодневне информације размјењују лично, путем е-поште или путем телефона, понекад је потребно написати уредски меморандум који меморише расправе и акције које су се већ догодиле (укључујући процјене запосленика) и / или даје сватко се "суочи" у погледу предстојећих промјена. Ево шта требате знати да бисте прикупили своје мисли и написали дјелотворан допис.
Идентификујте сврху меморандума који желите да напишете. Покушајте то сажети у једној краткој реченици. Примери: Оријентација за нове запослене; Нове процедуре за обраду путних потраживања; Холидаи Потлуцк. Ова реченица ће представљати линију "Предмет" на врху ваше белешке непосредно испод адресата.
Идентификујте појединце у које ће меморандум ићи. Ако се ради само о неколицини људи, допис ће их идентифицирати сваки по имену, наслову и одјелу. Ако, међутим, иде у велику групу, они ће бити идентификовани колективним насловом. Примери: Сви запослени; Менаџери Дивизије 4; Клерикално особље за подршку. Ове информације ће бити постављене у линији "За" белешке.
Идентификујте себе и свој наслов у "Фром" линији. Чак и ако вас сви знају као "Боба", требало би да се идентификујете по имену и презимену.
Пратите "Правило 3" приликом састављања садржаја меморандума; конкретно, реците својим читаоцима шта ћете им рећи, реците им шта је то и завршите тако што ћете поновити оно што сте им управо рекли. На пример, можда је ваш допис подсјетио ваше запосленике да је одвраћање пажње од благдана учинило популарним вријеме да лопови краду предмете као што су торбице и особне ствари остављене на видику. Први параграф би их саветовао о потреби да буду опрезни. Други параграф ће дати савете о закључавању столова и врата и бити свеснији посетилаца. Трећи параграф би препоручио радње које треба предузети ако се уочи сумњиво понашање или су жртве крађе канцеларије.
Користите ознаке тачака за белешке које пружају процедурални садржај или било коју врсту контролне листе. Ово је много лакше пратити и разумети него уградити у наративни параграф.
Придржавајте се правила 1-инчних маргина на левој и десној страни и на дну странице. Врх странице је вероватно нека врста заглавља или шаблон који ће вам спустити горњу маргину за неколико центиметара. Ако немате заглавље писма, можете сами креирати згодан документ центрирањем ријечи "МЕМО" подебљано 2 или 3 инча од врха странице. "То:", "Фром:" и "Субјецт:" би били откуцани на левој маргини. Тело белешке је једноредно.
Користите 12 пт. фонт који ће ваши примаоци лако читати. Тимес Нев Роман и Цоуриер су стандардни; Боокман и Палатино су такође прихватљиви.
Пре него што га одштампате, темељно прочитајте садржај.
Фотокопирајте онолико копија колико вам је потребно и дистрибуирајте их примаоцима.
Савети
-
Кад год је то могуће, чувајте вашу белешку на једној страници. С обзиром на то колико сви у некој канцеларији морају да раде, сваки меморандум који иде на више страница вероватно ће бити одвојен за касније читање и на крају ће стићи до дна стог. Ако је садржај хитне природе или се односи на предстојећи састанак, они морају ставити своје календаре, побрините се да се ово издвоји у пољу за тему тако да ваши читаоци то не би пропустили.
Упозорење
Ако је садржај вашег меморандума негативан или можда написан у духу узнемирујућег тренутка, ставите га на страну неколико сати или до следећег дана и поново га прочитајте.
