Активности сакупљања чине неугодну нужност када се нетко мора дуговати вама или вашем послу и чини се да не жели платити. Уместо да се упустите у дуготрајну и бесплодну игру телефонских ознака са особом која има све разлоге да избјегне ваше позиве, напишите пословно, темељито писмо као опипљив подсјетник на дуг. Е-маил поруке могу узети мање времена и припреме од тинте на папиру, али чињеница да се трудите да комуницирате путем поште наглашава вашу искрену и озбиљну намјеру да осигурате плаћање.
Ставке које су вам потребне
-
Леттерхеад
-
Копија фактуре
Направите своје писмо на званичном меморандуму фирме или организације којој одлагач дугује дуг. Ако не постоји такав меморандум, отворите писмо са именом и адресом ваше или ваше организације. Пратите те информације са пуним именом и адресом особе или субјекта који вам дугује плаћање. Наведите број рачуна примаоца и број рачуна или број трансакције прије позивања који идентифицира приматеља.
Користите формални лични поздрав. Обратите се примаоцу као "Драга госпођица Јонес" или "Драги господине Смитх." Почните са "За кога се тиче" ако немате потпуне контакт информације за појединца.
Одржавајте професионалан, срдачан, оптимистичан тон чак и ако осећате дубок осећај фрустрације. Усредсредите своју прозу на идеју да је прималац плаћања превидио вашу фактуру и једноставно је потребан подсетник да изврши одговарајућу дознаку.
Наведите износ и природу дуга, укључујући све детаље о куповини или услузи за које се плаћа. Укључите датуме трансакције и испоруке као и било које друге идентификационе информације.
Објасните шта очекујете од пошиљатеља, укључујући и колико ћете очекивати плаћање. Разјасните све казне, укључујући камате или кашњења која већ постоје или ће се примијенити.
Наведите своје податке за контакт тако да корисник може доћи до вас како би разјаснио ситуацију или затражио продужење плаћања. Наведите свој директни телефонски број и адресу е-поште чак и ако се појављују на самом меморандуму. Затворите захвалност за брзу пажњу пошиљатеља и потврду вриједности коју стављате на ваш радни или пословни однос.
Савети
-
Стара изрека да "ћете ухватити више муха с медом него с оцтом" обилато се односи на подсјетнике за плаћање. Осим ако ово писмо не представља коначни захтев, оставите простор за изгледе да је фактура залутала или да је пошиљалац доживио неку несрећу која је ометала његову пажњу на детаље плаћања.
Приложите копију релевантне фактуре или изјаве. Ако укључите коверту са само-адресом за дознаку, наведите то у свом писму.
Упозорење
Ако се у вашем писму наводе конкретне акције које планирате да предузмете као део напора за наплату, укључујући судске поступке за мале тужбе или друге мере, будите спремни да пратите мере које наводите.
