Неким људима се додељује задатак да воде записнике на састанку као незахвалан задатак.Међутим, савладавање уметности увођења ефективних састанака не само да је корисно за учеснике да разумеју проблеме, дискусију и договорене ставке о акцијама, већ може помоћи и другима који нису били на столу приликом доношења одлука. Не подцењујте моћ и ефективност учења како овладати овом вјештином писања.
Ставке које су вам потребне
-
Дневни ред састанка
-
Листа учесника
-
Оловком или оловком
-
Нотепад или лаптоп
-
Уређај за снимање звука (опционално)
Започните састанке на врху тако што ћете написати име састанка, локацију, датум и време одржавања.
Наведите позване учеснике који су назочни својим именом, називом и одјељењем које заступају заједно с онима који су позвани али не и присутни. Наведите и имена свих позваних говорника или предавача.
Направите пододјељак за сваку ставку дневног реда и водите биљешке док се дискусија односи на ту тему. Запишите кључну дискусију и, гдје је могуће, покушајте назначити име особе повезано с кључним точкама.
Након дискусије о овој теми, запишите све договорене наредне кораке или одлуке донесене у вези са том тачком дневног реда како бисте укључили препоручене радње од стране кога, датум доспијећа, одговорна лица или одељење за имплементацију, итд. процес, јер ће сви акциони планови са састанка бити изведени из овог одељка.
Ако имате било каквих питања или питања која су подигнута, али нису ријешена, додајте их у посебан одјељак Ваших минута страница с ознаком "Неријешена питања". Учесници састанка могу их касније погледати, а домаћин састанка тада може одлучити како да најбоље ријеши рјешавање ових ставки.
На крају записника, напишите договорени датум, вријеме и локацију сљедећег састанка, заједно са свим другим информацијама које су потребне за полазнике да знају у припреми за сљедећу сједницу.
На крају, побрините се да сви позвани учесници буду присутни или не добију копију записника. Добро је правило да покушате да дистрибуирате записнике у року од 24 до 48 сати након састанка. На тај начин, ако је нешто нетачно или је неко погрешно цитиран, може се исправити док је свјеже за све присутне.
Савети
-
Важно је да имате тачан списак оних који су присутни, јер ће можда бити важно касније знати ко је био присутан и учествовао у доношењу кључних одлука на састанку. Увек запамтите да напишете и ваше име и датум када сте узели записник заједно са досијеом путања имена где се записници могу наћи ако се електронски чувају на рачунару.
Упозорење
У реду је узети скраћеницу, али покушајте да не парафразирате или убацујете ваше сопствене речи, коментаре или мишљења о ономе што мислите да је неко рекао, осетио или мислио - напишите записник како је особа изјавила.
